Spezialmodul Guide-Synchronisation
Spezialmodul Guide-Synchronisation
Einfache, Instanzen-übergreifende Verwaltung von Daten für Guides.
Die Guide-Synchronisation erlaubt es, zwischen mehreren go~mus-Instanzen die Stammdaten, Verfügbarkeiten und Buchungen für Guides zu synchronisieren. Das bedeutet, dass die Guides in allen gekoppelten Instanzen Ihre Daten einsehen und verwalten können.
Funktionen
Die Kernfunktionen der Guide-Synchronisation sind:
- Synchronisation bei Aktualisierung im Guide-Profil durch den Guide
- Synchronisation bei Aktualisierung der Guide-Daten (Buchungen, Verfügbarkeitsregeln oder Profildaten) durch Administratoren
- Synchronisation der Verfügbarkeitsregeln
- Synchronisation von Buchungsdaten / Blockierungen unter Beachtung des Datenschutzes (kein Austausch von personenbezogenen Kundendaten zwischen den Instanzen)
- Synchronisation von Umbuchungen, die in den normalen Arbeitsprozessen in go~mus durchgeführt werden
- Synchronisation bei Zurücksetzen und Stornierung, Löschung von Buchungen
- Hinweise im User Interface bei bestehender Kopplung
Buchungen werden dabei an die jeweils anderen Instanzen als Fremdbuchungen übertragen, um DSGVO-konform zu bleiben.
Verfügbarkeiten werden nur als Verfügbarkeitsregel übertragen. Darüber hinaus ist weiterhin möglich, individuelle Verfügbarkeiten zu ergänzen und nicht synchronisiert pro Instanz abzubilden. Bei manueller Pflege der Verfügbarkeiten lassen sich so unterschiedliche Verfügbarkeiten je nach Instanz abbilden.
Guides sehen im Buchungskalender in ihrem eigenen Profil die Buchungen aller Instanzen für die sie führen und die miteinander synchronisiert sind. Die Buchungen der Instanz, in der sie gerade eingeloggt sind, sind grün hinterlegt und enthalten im Mouseover den vollen Datensatz. Fremdbuchungen sind grau hinterlegt und enthalten im Mouseover den Namen des Angebots und die URL der Fremdinstanz, aus der die Buchung kommt.
In den Verfügbarkeiten symbolisiert das orangene Icon mit Verbotsschild und Zahl ob und gegebenenfalls wie viele Fremdbuchungen der Guide in diesem Zeitpunkt bereits hat. Das Mouseover zeigt Datum und Uhrzeit, sowie den Namen des Angebots und die URL der Fremdinstanz, aus der die Buchung kommt.
Die Buchungsliste zeigt nur die Buchungen der jeweiligen Instanz.
Backend-Nutzer sehen im Buchungskalender des Guides nur die Buchung in der eigenen Instanz.
In den Verfügbarkeiten hingegen symbolisiert das orangene Icon mit Verbotsschild und Zahl wieder ob und gegebenenfalls wie viele Fremdbuchungen der Guide in diesem Zeitraum bereits hat. Das Mouseover zeigt hier Datum und Uhrzeit, aber gibt keine Information für welches Angebote oder in welchem Museum der Guide gebucht wurde.
Spezialmodul Erweitertes Ticketing
Spezialmodul Erweitertes Ticketing
Erweitertes Ticketing für Ihr Museum.
Verwalten und Verkaufen von Ticket-Sonderformen.
Das “Erweiterte Ticketing” ist ein Spezialmodul der Besucher:innenmanagement-Software go~mus. Es bietet umfassende Funktionen zum Verwalten und dem Verkauf von speziellen Ticket-Sonderformen.
Eine Ticket-Sonderform sind beispielsweise sogenannte Manteltickets. Darüber können „geschachtelte“ Tickets, wie beispielsweise Familientickets, verwaltet und verkauft werden, die mit zugeordneten Sub-Tickets verbunden sind. Das Mantelticket wird unter einem einheitlichen Preis angeboten und die darunter gesammelten Tickets, ergo Sub-Tickets, verfügen über spezifische und individuelle Eintrittseigenschaften. Der grundlegende Nutzen für Besucher:innen liegt zum einen im unkomplizierten Kaufprozess eines einzigen Tickets “für alle” und zum anderen in der individuellen Nutzbarkeit.
Die Tickets werden über die Verkaufskanäle Backend (Suchen & Buchen), Online-Shop sowie die Verkaufsstellen vor Ort verwaltet und verkauft.
Funktionen
Im Kontext eines Familientickets erhält die gesamte Familie Zugang zu einer Vielzahl von Veranstaltungen, Ausstellungen oder Attraktionen. Mit der Funktion des Manteltickets wird praktisch ein Pauschalpreis für Tickets für mehrere Personen angewendet, einschließlich unterschiedlicher Ticketkategorien wie beispielsweise regulär und ermäßigt. Es müssen nicht separat Tickets für jede einzelne Aktivität erworben werden, sondern sie können alles in einem einzigen Kauf eines einzelnen “Mantel-Familientickets” abwickeln. Während Eltern eine Ausstellung für Erwachsene besuchen, haben Kinder so die Möglichkeit, eine speziell für sie geeignete Ausstellung zu erkunden.
In go~mus besteht auch die Möglichkeit, sogenannte Kombitickets als Mantelticket anzulegen. Durch ein Kombiticket erhalten Besucher:innen die Möglichkeit, mehrere Museen mit nur einer Eintrittskarte zu besuchen. Dies bietet mehreren Besucher:innen, die unter dem Mantelticket registriert wurden, die Bequemlichkeit, nicht für jedes einzelne Museum separate Eintrittskarten erwerben zu müssen. Mit nur einer Karte haben mehrere Besucher:innen Zugang zu einer Vielzahl von Museen und können ihre Zeit effizient nutzen, um verschiedene Ausstellungen und Attraktionen zu erkunden. Auf der anderen Seite erspart sich das Museum immensen Verwaltungsaufwand, da auch hier das Mantelticket mehrere Besucher:innen und das Kombiticket mehrere Häuser automatisch umfassen. Die Verwaltung und Abrechnung werden zentralisiert und stark vereinfacht.
Mit go~mus besteht die Möglichkeit, die Besuche im Nachgang aller einzelnen Kulturhäuser, die im Kombiticket enthalten sind, detailliert auszuwerten und somit das Besuchserlebnis gezielt zu analysieren und zu optimieren.
Mit personalisierten Tickets können beim Kauf von Tickets im Online-Shop Namen und weitere Informationen der Besucher:innen abgefragt werden. Es stehen mehrere Felder für Personalisierungsmerkmale zur Verfügung:
Pflichtfelder:
- Vorname
- Name
Konfigurierbare Felder:
- Alter
- Telefon
- Hinweise
Personalisierte Tickets können sowohl Besucher:innen als auch dem Museum viele Vorteile bieten. Durch die Abfrage von Namen und Informationen im Online-Shop können maßgeschneiderte Museumserlebnisse ermöglicht werden. Die Angabe von Alter, E-Mail, Telefon und Hinweisen ermöglicht eine effiziente Kommunikation, einfache Zugangskontrolle und erhöhte Sicherheit. Ferner können Besucher:innen bei Bedarf individuelle Empfehlungen, wichtige Updates und eine persönlichere Betreuung erhalten.
Je nach den vorgenommenen Einstellungen werden diese Personalisierungsmerkmale nach einem Zeitraum von 4 bis 12 Wochen automatisch gelöscht, um Besucher:innen den angemessenen Datenschutz gemäß der DSGVO zu gewährleisten.
Eine weitere Ticket-Sonderform bilden die sogenannten Flex-Tickets. Dabei handelt es sich um Tickets ohne Datums- und Zeitbindung. Mit einem Flex-Ticket können Besucher:innen an einem beliebigen Tag zu einer beliebigen Uhrzeit Eintritt erhalten.
Flex-Tickets können sowohl für das Museum als auch für Besucher:innen Vorteile bieten. Das Museum profitiert von einer flexibleren Kapazitätsauslastung, da die Besucher:innenströme “flexibel” verteilt werden können. Besucher:innen haben die Freiheit, an einem beliebigen Tag zu einer beliebigen Uhrzeit Eintritt zu erhalten, was ihnen eine flexible Planung ermöglicht. Zudem können sie Wartezeiten umgehen und eine uneingeschränkte Erfahrung im Museum genießen.
Spezialmodul Sprachen
Sprachen
Die Erweiterung um weitere Sprachen für Ihr Buchungssystem.
Geeignet für Museen im internationalen Einsatz.
Passen Sie Ihr System an Standort und Sprache an.
Um internationalen Besucher:innen die Buchung Ihrer Tickets und Angebote zu ermöglichen, ist es sinnvoll, Online-Beschreibungen sowie E-Mails und PDF-Dokumente an die Sprachen Ihrer BesucherInnen anzupassen.
Museen in Grenzregionen oder solche mit vielen internationalen BesucherInnen bevorzugen die Ausspielung und Verwaltung ihrer Inhalte in mehreren Sprachen. Hierfür können Sie mit dem go~mus Modul “Weitere Sprachen” zusätzlich zu den Standardsprachen Deutsch und Englisch, weitere Sprachen freischalten.
Nach Möglichkeiten, auf welche Sprache Ihr System individuell angepasst werden kann, fragen Sie uns gerne einfach: Kontakt.
go~mus ermöglicht die Pflege der öffentlichen Daten in mehreren Sprachen. Diese werden u.a. im Online-Shop ausgespielt. So erhöhen Sie die Konversion und KundInnenzufriedenheit und reduzieren Anfragen beim BesucherInnenservice.
Mit go~mus können Sie Ihre gesamte Kommunikation mehrsprachig anlegen. Damit stellen Sie sicher, dass alle BesucherInnen in der idealen Sprache angesprochen werden. So reduzieren Sie Nachfragen und sorgen für höhere KundInnenzufriedenheit.
Neben den spezifischen Beschreibungen von Angeboten und Tickets, müssen Standardelemente im Onlineshop und auf PDF-Vorlagen mehrsprachig festgelegt werden. Das sorgt für optimale Ansprache Ihrer internationalen BesucherInnen und im Umgang mit deutschsprachigen BesucherInnen für hohe Flexibilität.
Mitgliedschaften
Mitgliedschaften
Verwalten Sie Mitgliedschaften für Ihr Museum.
Gewähren Sie MitgliederInnen einfach und niedrigschwellig Zugang zum Museum.
Das go~mus Modul Mitgliedschaften eignet sich insbesondere für Freundeskreise oder Fördervereine von Kultureinrichtungen und Museen. In Ihrer go~mus Instanz definieren Sie logische Personengruppierungen und weisen diese einer Mitgliedschafts-Kategorie Ihrer Wahl zu. Das System erstellt Ihnen für jede Mitgliedschaft einen eigenen Bar- oder QR-Code. Mit diesem werden MitgliederInnen beispielsweise an den Eintrittsanlagen gesondert und automatisch erfasst.
Funktionen
go~mus ermöglicht Ihnen beliebig viele Mitglieds-Kategorien anzulegen. Für jede Kategorie gibt Ihnen das System eine alphanumerische Zeichenfolge aus. Diese können Sie als maschinenlesbaren Code (Barcode oder QR-Code) auf Mitgliedsausweise aufdrucken.
Alle Zutrittskontrollsysteme, die über go~mus + entry angebunden sind, scannen die Codes der Mitgliedsausweise und ermöglichen MitgliederInnen den Eintritt.
Spezialmodul Inventarverwaltung
Spezialmodul Inventarverwaltung
Das Inventar-Modul für Ihr Museum.
Verwaltung von Inventarkategorien, -gegenständen, -bedarfen und -ausgaben.
Die Buchbarkeit von Angeboten im Museum ist an erforderliche Inventargegenstände gebunden, deren Verfügbarkeiten in go~mus automatisch angezeigt werden. Nur bei Bestehen unverzichtbarer Gegenstände für das jeweilige Angebot, ist dieses auch buchbar. Damit stellt go~mus automatisch sicher, dass keine Fehler in der Iventarbeschaffung gemacht werden und jedes Angebot einwandfrei vorbereitet wird. Zusätzlich behalten Dank der Funktionen des Spezialmoduls Inventarverwaltung alle beteiligten Personen den Überblick, welcher Gegenstand, wann, wofür genutzt wird.
Das Spezialmodul Inventarverwaltung ermöglicht Ihnen beliebige Inventarkategorien und Inventargegenstände digital zu verwalten. Weiterhin können Sie Angeboten Inventarbedarfe zuordnen.
Funktionen
Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele Inventarkategorien anzulegen. Inventarbedarf im Angebot wird dann in Stück je Kategorie angegeben. Sie können weiterhin eine E-Mail-Adresse der Verantwortlichen Person für diese Angebotskategorie hinterlegen, sodass diese bei allen Buchungen von Angeboten mit Inventarbedarf für diese Kategorie automatisch benachrichtigt wird.
Innerhalb der Inventarkategorien können Sie beliebig Inventargegenstände im System anlegen. Dabei können Sie neben der Museumszugehörigkeit auch Inventarnummern und Beschreibungen hinterlegen. Die Vergabe von Inventar-IDs und die Erstellung einer Excel-Liste für eventuelle Ausdrucke oder Downloads erfolgen dabei automatisch im Hintergrund.
Innerhalb der in go~mus verwalteten Angebote können Sie Inventarbedarf je Inventarkategorie definieren. So stellt go~mus sicher, dass das Angebot nur gebucht werden kann, wenn eine ausreichende Anzahl an Inventargegenständen in der Inventarkategorie vorhanden sind.
Durch Buchung von Angeboten mit Inventarbedarf entstehen automatisch Einträge in den Inventaranforderungen. Diese erlauben es Inventarverantwortlichen, den Überblick über auszugebende, ausgegebene und rückzunehmende Inventargegenstände zu behalten.
Spezialmodul Reseller
Spezialmodul Reseller
Das Reseller Modul für Ihr Museum.
Auffindbarkeit und Ticketverkäufe skalieren.
Anbindung spezifisch auf Museen ausgerichteter Wiederverkäufer.
go~mus ermöglicht es Ihnen, VertriebspartnerInnen an Ihr Museum oder Ihre Kultureinrichtung anzubinden und Ihr Online-Vertriebspotential zu skalieren.
Zu einigen bekannten Resellern bestehen bewährte Anbindungen. In der go~mus + api steht darüber hinaus eine Sektion mit Funktionen zur Anbindung weiterer Reseller zur Verfügung.
Für angebundene Reseller stellt go~mus Ihnen diverse Funktionen bereit, um Steuerung, Auswertung und Abrechnung der Reseller zur erleichtern.
Funktionen
Sie können innerhalb bestehender Ticket-Kontingente prozentuale Anteile definieren, die für Reseller zur Verfügung stehen sollen. Alternativ können Sie die Ticket-Kontingente in Form einer Anzahl für Reseller definieren.
go~mus ermöglicht Ihnen, die Umsätze der angebundenen Wiederverkäufer detailliert auszuwerten. Dafür steht Ihnen ein Reseller-Report zur Verfügung. Dieser wertet Umsatz je Produkt und Abbruch- und Conversion-Rate aus.
Damit können Sie das Besucherverhalten auf den Reseller-Portalen beobachten und analysieren – und so mehr Verständnis für Ihre KundInnen und die Performance Ihrer Vertriebskanäle gewinnen.
Für die Abrechnung der Umsätze der Wiederverkäufer stellt Ihnen go~mus Funktionen zur Sammelrechnung zur Verfügung. So können alle Bestellungen eines Monats gesammelt abgerechnet werden. go~mus erzeugt für Sie dazu auf Knopfdruck eine Sammelrechnung.
Spezialmodul Formulare
Spezialmodul Formulare
Das Formular-Modul für Ihr Museum.
Individuelle Konfiguration Ihrer Formulare.
Einbindung in Webseite für einen automatisierten KundInnenen-Anfrageprozess.
Das Spezialmodul Formulare erlaubt es, beliebige Formulare zu erstellen, individuell zu konfigurieren und in Ihre Webseite (iFrame) einzubinden. Eingabe- und Informationsfelder können dabei frei gestaltet und das Formular per CSS an die Identität Ihres Unternehmens angepasst werden.
Eingaben Ihrer BesucherInnen in den Formularen werden in go~mus als Anfragen erfasst. Dabei unterscheidet go~mus die Anfragetypen „Allgemeine Anfrage“, „Akkreditierungsanfrage“ und „Buchungsanfrage“. Für Buchungsanfragen bietet go~mus einen teilautomatisierten Anfrageprozess. Dabei ermöglichen Gruppensplittings und Programmplaner, eine unverbindliche Anfrage schnell und effizient in eine verbindliche Bestellung zu überführen.
Funktionen
Das Spezialmodul Formulare dient unter anderem dazu, jegliche Anfragen automatisch per Anfrage-Formular, welches in Ihrer Webseite eingebunden ist, zu erfassen.
go~mus bietet Ihnen zur Erfassung von Anfragen bereits vordefinierte Formular-Baukästen. Dabei handelt es sich um Formular-Baukästen für „Allgemeine Anfragen“, „Buchungsanfragen“, „Akkreditierungsanfragen“ oder „Anwesenheitsdokumentationen“. Diese spezifischen Möglichkeiten der Formularerstellung wurden explizit dafür entwickelt, um Nutzereingaben gezielt und sortiert zu erfassen und den Verwaltungsaufwand für die jeweilige Anfrage zu reduzieren. Je nach Anfrage-Art bietet das jeweilige Formular entsprechende Eingabefelder. So muss die anfragende Person ihr Anliegen nicht umständlich schildern, sondern wird über das spezifische Formular per se einfach angeleitet. Die eingegebenen Daten werden automatisch an die jeweilige Anfrage-Instanz („Buchungsanfrage“, „Akkreditungsanfrage“, „Allgemeine Anfragen“ oder „Anwesenheitsdokumentationen“) Ihres Systems weitergeleitet und dort entsprechend weiterverarbeitet. Mit der automatisierten Vorselektion, Verarbeitung und Weiterleitung der Daten an Ihre go~mus Instanz, vereinfachen Sie Ihre Datenverarbeitungsprozesse deutlich.
Der Formulareditor erlaubt es Ihnen, Formulare individuell nach einem einfachen Baukastenprinzip zu gestalten und diese in eine bestehende Webseite einzubinden. Dabei können Sie auf verschiedene Feldtypen zurückgreifen, die einfach per Drag & Drop in den vorgesehenen Formularbereich gezogen werden. Ein Formular kann beliebig viele Felder enthalten, für die sich unterschiedliche Eigenschaften einstellen lassen.
MitarbeiterInnenausweise
MitarbeiterInnenausweise
Das Spezialmodul MitarbeiterInnenausweise für Ihr Museum.
Minimaler Verwaltungsaufwand zu maximaler Sicherheit.
Personalisierte Zuweisung von Zutrittsberechtigungen.
Moderne MitarbeiterInnenausweise verfügen über zahlreiche Funktionen, die im Museumsalltag zum einen Verwaltungsaufgaben reduzieren, zum anderen für hohe Sicherheit sorgen.
Darüber hinaus wirken Dienstausweise für MitarbeiterInnen an Berührungspunkten mit BesucherInnen, als sichtbar getragenes Namensschild, vertrauensbildend und tragen zur museumsinternen Identifizierung bei.
In go~mus werden Berechtigungsausweise, beispielsweise für MitarbeiterInnen, digital verwaltet und überwacht.
Funktionen
Einsatzbeispiele:
- Zutrittskontrolle an Eintrittsanlagen und zu den Räumlichkeiten des Museums / der Kultureinrichtung oder individuell gesicherten Bereichen
- Autorisierung für z. B. Kassensysteme
- Sichtbare Identifikation durch Bild, Name und Zuständigkeit
Nutzen:
- Aufwandsoptimierung für Verwaltungs- und Personalmanagement
- Sicherheit durch eindeutige Identifikation und Rechtevergabe
- MitarbeiterInnen-Identifizierung mit dem Museum/ Kultureinrichtung
- Anbindung an bestehende Systeme
Unter den Zugriffsberechtigungen in go~mus können neue Berechtigungsausweise angelegt, angepasst und verwaltet werden. Zutrittsrelevante Informationen über die anzulegenden MitarbeiterInnen, wie beispielsweise die Gültigkeitsdauer der Zugangsberechtigung für bestimmte Bereiche, werden dort individuell hinterlegt.
Über eine zusätzliche Filter-Funktion können Sie nach individuellen Kriterien sortieren und übersichtliche Listen anzeigen lassen.
Für jede angelegte Person generiert go~mus Druckvorlagen, die in gängigen Kartendruckern ausgedruckt werden können. Jeder Ausweis verfügt über einen aufgedruckten Code, mit welchem dieser eindeutig beim Zutrittsversuch identifiziert werden kann.
Spezialmodul Saalplan
Spezialmodul Saalplan
Das Saalplan-Modul für Ihr Museum.
Individuelle Sitzplatzgestaltung Ihrer Säle.
Sitzplatzgenaue Buchungen für Shop, Kasse & Backend.
Die Bestuhlung ist ein wesentlicher Bestandteil des go~mus Saalplan-Moduls, das sitzplatzgenaue Buchungen im Backend und Online-Shop sowie an den Kassen ermöglicht. Dabei können beliebig viele Bestuhlungsvarianten definiert sowie Räume und Einzelplätze zugewiesen werden.
Die Preise werden der jeweiligen Sitzplatzkategorie zugeteilt und verbuchte TeilnehmerInnen erhalten automatisch ein Sitzplatzticket mit Barcode, welches in der Eintrittsanlage validiert werden kann.
Durch Anbindung des Saalplan-Moduls an das Spezialmodul Raumverwaltung, lässt sich jede beliebige Veranstaltung inklusive platzgenauer Buchungsfunktion darin abbilden.
Die Bestuhlung wird aus Eigenschaften wie der Preis-Kategorie, der Reihen, Sitze und der Typen konfiguriert. Letztere ermöglichen frei definierbare Unterscheidungen von Sitzplatzarten, wie z.B „Love Seat“ oder „Barrierefrei“. Eine entsprechende Layout-Oberfläche zur Konfiguration generiert go~mus automatisch.
Der gesamte Saalplan lässt sich schnell und einfach mit Hilfe eines integrierten Generators erstellen. Die Gestaltungsfreiheit in der Anordnung und Betitelung der Reihen und Sitze ist dabei flexibel.
Online-Shop
In Verbindung mit dem Add-On go~mus + shop, ermöglicht das Spezialmodul Saalplan den Verkauf Ihrer Saalplan-basierten Veranstaltungen über Ihren Online-Shop.
Kasse
Das Spezialmodul Saalplan ermöglicht durch die Anbindung des Add-On go~mus + Kasse den Verkauf von Veranstaltungen an der Kasse. Bei Einsatz eines Kunden-displays, können den Kunden Saalplan und Plätze direkt angezeigt werden.
Backend
Ein Saalplan-Gestaltungskonfigurator findet sich im Backend wieder. Dort lassen sich schnell und einfach sämtliche Saal-Komponenten, wie Sitze, Sitz- und Preiskategorien, Reihen und Weiteres frei gestalten.
Nutzen von SVG-Grafiken im Saalplan-Modul
Das go~mus Saalplan-Modul wurde so programmiert, dass es die Erstellung von Saalplänen sämtlicher Komplexität ermöglicht. Genügen die vordefinierten Konfigurationsmöglichkeiten nicht aus, kann eine SVG-Grafik jeglicher Saalplan-Gestalt in go~mus hochgeladen werden. Die Software erkennt die im Grafik-Skript hinterlegten Parameter automatisch, sodass an der Saalplan-Grafik innerhalb go~mus frei weitergestaltet werden kann.
Spezialmodul Raumverwaltung
Spezialmodul Raumverwaltung
Verwaltung und Disposition von Räumen.
go~mus bietet verschiedene Module für die Verwaltung von Ressourcen, die für Buchungen benötigt werden. Neben Guides können so auch Räume verwaltet werden.
In jedem Angebot muss ein Raumbedarf definiert werden (der auch Null sein kann). Zusätzlich können dem Angebot Räume zugeordnet werden, die gebucht werden können, wenn das Angebot gebucht wird. Hat ein Angebot Raumbedarf, so wird bei der Buchung geprüft, ob einer der zugeordneten Räume frei ist. Nur wenn der Raumbedarf befriedigt werden kann, ist das Angebot buchbar.
Weiterführende Funktionen im Kontext Räume erleichtern die Verwaltung:
- Raumbelegung
- Limitierende Faktoren
- Raumverschachtelung
- Obligatorische und fakultative Raumzuordnung
- Exklusive und nicht-exklusive Raumbelegung
Funktionen
Im Buchungsprozess können nur Räume ausgewählt werden, die verfügbar sind. Dazu kann die Verfügbarkeit analog der anderen Datenbereiche in go~mus im Viertelstundentakt über Regeln, einen Generator, Click&Drag, tage- oder wochenweise eingetragen werden.
Analog Museen, Ausstellungen, Angeboten und Guides haben auch Räume sogenannte limitierende Faktoren, die bestimmen, wie viel wovon wann in Verbindung mit dem Raum möglich ist.
Folgende Faktoren gibt es für Räume:
- Max. gleichzeitige TeilnehmerInnen
- Max. Buchungen zur selben Startzeit
- Max. gleichzeitige Buchungen
- Max. Buchungen pro Tag
Zusätzlich zum allgemeinen Raumbedarf kann festgelegt werden, welche Räume vom jeweiligen Angebot belegt werden können.
Dazu können dem Angebot Räume zugeordnet werden. Es können nur Räume zugeordnet werden, die sich auch in dem Museum befinden, in dem das Angebot stattfindet.
Dabei kann festgelegt werden, ob ein Raum optional oder obligatorisch zugeordnet wird und ob es sich um eine exklusive Raumbuchung handeln soll.
Die Verbindung aus rein numerischen Raumbedarf und der Zuordnung einer Vielzahl fakultativ buchbarer Räume, erlaubt es klassische Wahlpflicht-Strukturen zu erzeugen, wie Sie bei der Buchung von Seminaren o.ä. erforderlich ist.
Angebote mit Raumbedarf können nur gebucht werden, wenn der Raumbedarf befriedigt werden kann.
Hat ein Angebot fakultative Raumzuordnungen, so bietet der Buchungsprozess die buchbaren Räume zur Auswahl.
Hat ein Angebot nur obligatorische Raumzuordnungen, so werden die zugeordneten Räume automatisch belegt und der Schritt „Räume“ im Buchungsprozess übersprungen.
Raumbelegungen können über Kalender verwaltet werden.
Hierzu gibt es einen Kalender je Raum, der in Tages-, Wochen- und Monatsansicht zeigt, welche Buchungen den Raum belegen.
Weiterhin gibt es einen Tageskalender für alle Räume, der übersichtlich die Belegung aller Räume untereinander im Viertelstundentakt für einen ausgewählten Tag anzeigt.
Spezialmodul Guideverwaltung
Spezialmodul Guideverwaltung
Verwaltung und Disposition von Guides.
go~mus bietet verschiedene Module für die Verwaltung von Ressourcen, die für Buchungen benötigt werden. Neben Räumen können so auch Guides verwaltet werden.
In jedem Angebot muss ein Guidebedarf definiert werden (der auch Null sein kann). Wird ein Angebot kurzfristig gebucht, prüft go~mus, ob die erforderlichen Guides verfügbar sind. Wird ein Angebot langfristig gebucht, wird die Buchung nicht von der Guideverfügbarkeit abhängig gemacht.
Guides können ihre Verfügbarkeit über einen eigenen Login direkt ins System eingeben und das System berücksichtigt die Verfügbarkeit bei der Guide-Disposition.
Weiterführende Funktionen im Kontext Guides erleichtern die Zusammenarbeit mit großen Guide-Pools:
- Guide-Anfrage
- Guide-Synchronisation
- Guide-Login
- Limitierende Faktoren
- Kategorisierung (Sprachen, Angebote, Altersgruppen, Fähigkeiten)
- Verfügbarkeiten
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Kalender-Abonnements
Funktionen
Guides haben einen eigenen passwortgeschützten Login zum System. Dort können sie mit reduzierten Funktionen auf für sie relevante Inhalte zugreifen und Daten eingeben.
Profil
Hier können Guides Kontaktdaten und Bankdaten eingeben.
Buchungsliste
Hier können Guides alle sie betreffenden Buchungen einsehen, filtern und exportieren.
Kalender
Hier können Guides alle sie betreffenden Buchungen im Kalender einsehen. Weiterhin steht hier das Kalender-Abonnement zur Verfügung.
Verfügbarkeiten
Hier können Guides eingeben, wann sie verfügbar sind und für Anfragen zur Verfügung stehen.
Analog der limitierenden Faktoren von Museen, Räumen und Angeboten werden von go~mus auch limitierende Faktoren der Guides berücksichtigt. Das erleichtert Ihnen in der Zusammenarbeit mit freischaffenden Guides sicherzustellen, die Vermeidung des Eindrucks von Scheinselbständigkeit. In der Zusammenarbeit mit Mini- und Midi-JobberInnen ermöglicht es sicherzustellen, dass die entsprechenden Stundenkontingente eingehalten werden.
Folgende limitierende Faktoren können je Guide individuell gesetzt werden:
- Max. Stunden pro Tag
- Max. Stunden pro Woche
- Max. Stunden pro Monat
- Max. Buchungen pro Tag
- Max. Buchungen pro Woche
- Max. Buchungen pro Monat
Guides können kategorisiert werden. Das ermöglicht die einfachere Verwaltung der Guides.
Guides können über den Guide-Login Verfügbarkeiten eintragen.
In der Disposition bietet go~mus nur Guides an, die für die gesamten Dauer der Buchung samt Pufferzeiten verfügbar sind, sodass nur verfügbare Guides angefragt werden können.
Verfügbarkeiten können im Viertelstundentakt über Regeln, einen Generator, Click&Drag, tage- oder wochenweise eingetragen werden.
Guides werden von go~mus per E-Mail über Buchungen, Buchungsanfragen und Stornierungen benachrichtigt.
Hierzu greift go~mus auf Vorlagen zurück, die Sie individuell konfigurieren können. Dabei stehen diverse Platzhalter zur Verfügung, mit denen dynamische Inhalte aus dem System abgefragt und übermittelt werden können.
Unter anderem kann ein Link zum Annehmen oder Ablehnen einer Buchungsanfrage direkt in der E-Mail platziert werden.
Guides können im Guide-Login ein Kalender-Abonnement der eigenen Termine herunterladen. So sehen die Guides die eigenen Termine samt entsprechender Aktualisierungen im eigenen Kalender und vergessen keine Termine.
Sie können schon im Angebot das Honorar hinterlegen, sodass bei Buchung des Angebots und Disposition des Guides das Honorar ohne zusätzlichen Aufwand vereinbart werden kann.
Das Modul Honorarabrechnung unterstützt Sie dann bei der Prüfung der Honorarabrechnungen der Guides.
Neben reinem Honorar finden sich dort auch Zuschläge (Fremdsprachenzuschläge, Sonntagszuschläge) und Ausfallhonorare.
Die Guide-Anfrage ist eine Pool-Freigabe einer Buchung an alle oder einige ausgewählte Guides. Eine solche Freigabe ermöglicht es im Zusammenspiel mit vielen Guides schnell und effizient das Interesse der Guides an der Durchführung bestimmter Buchungen abzufragen und so schnell alle Buchungen zu disponieren.
Die Guide-Anfrage ist dabei eine Teilfunktion des Moduls Guideverwaltung. Der reguläre Dispositionsprozess sieht vor, dass ein Guide ausgewählt und direkt angefragt wird.
Darüber hinaus dient es insbesondere Ihren Museums-Guides, den Einsatzplan einfach und übersichtlich aktuell zu halten.
Auswahl der Guides
Der Guide-Anfrage-Prozess zeigt Ihnen alle verfügbaren und nicht verfügbaren Guides an und ermöglicht Ihnen auszuwählen, welche Guides für die Buchung angefragt werden sollen.
Dabei kann ein Kommentar eingetragen werden, der an die angefragt Guides übermittelt wird.
Rückmeldung der Guides
Guides erhalten die Anfrage per E-Mail und können die Rückmeldung direkt per Klick auf Links in der E-Mail geben.
Im go~mus Backend werden die Rückmeldungen der Guides übersichtlich angezeigt. Aus positiven Rückmeldungen kann dann eine Zusage erteilt werden und go~mus versendet auf Wunsch automatische Absagen an die anderen Guides.
Funktion - Buchungsangebote
Funktion - Buchungsangebote
Zusätzlicher Prozess für schriftliche Bestätigung einer Buchung durch den KundInnen.
Eine der Funktionen von go~mus ist die Funktion Buchungsangebote.
Im Besucherservice ist es manchmal notwendig KundInnen Informationen zu buchbaren Angeboten detailliert schriftlich zukommen lassen, damit diese vor einer verbindlichen Bestellung die damit verbundenen Inhalte und Kosten freigeben lassen können. Diesen Prozess ermöglicht das Modul Buchungsangebote.
Es beinhaltet dazu Vorlagen für Buchungsangebote und Prozesse zur Zusendung des Buchungsangebots im Buchungsprozess und ermöglicht die Eingabe der KundInnenbestätigung und Versand der Buchungsbestätigung.
Funktionen
Wenn ein Angebot so konfiguriert wurde, dass bei der Buchung dieses Angebots eine „zusätzliche Bestätigung durch Kund:innen“ erforderlich ist, steht im Buchungsprozess die Option zum direkten Versenden des Angebots zur Verfügung.
Wird diese Option gewählt, erhalten Kund:innen ein Buchungsangebot per E-Mail. Dieses kann dann Entscheidungsträger:innen bei den Kund:innen zur Unterschrift und Freigabe vorgelegt werden.
Buchungen, die eine „zusätzliche Bestätigung durch KundInnen“ erfordern, werden entsprechend hervorgehoben.
Bei der Eingabe einer Kundenbestätigung können Detailinformationen dokumentiert werden.
Bestellungen, die Buchungen enthalten, für die eine „zusätzliche Bestätigung durch KundInnen“ erforderlich ist, warnen beim Versuch sie verbindlich zu bestätigen.
Funktion - Buchungs-Widgets
Funktion - Buchungs-Widgets
Verwaltung vordefinierter Steuerelemente, die in Webseiten eingebunden werden können und es BesucherInnen ermöglichen, Anmeldungen für Gruppenangebote, Veranstaltungen und Kurse vorzunehmen.
Eine der Funktionen von go~mus ist die Funktion Buchungs-Widgets.
Widgets können als sogenannter iFrame in Webseiten eingebunden werden und ermöglichen BesucherInnen dort die niedrigschwellige Anmeldung zu kostenfreien Angeboten (keine Bezahlung, Registrierung, Anmeldung, KundInnenprofil, Bestellhistorie). Anders als der Online-Shop gibt es bei Widgets aber keine Registrierung, Login, KundenInnenprofil oder Bezahlung.
go~mus bietet Widgets für Gruppen- und Einzelplatzangebote. Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Module vorhanden sind (Gruppen, Veranstaltungen).
Widgets werden auf Ebene der Museen, der Ausstellungen und Angebote angeboten:
- Angebotswidgets ermöglichen immer nur die Anmeldung für das spezifische Angebot.
- Ausstellungswidgets ermöglichen die Anmeldung zu allen der Ausstellung zugeordneten und für die Buchung über das Widget freigeschalteten Angeboten.
- Museumswidgets ermöglichen die Anmeldung zu allen dem Museum zugeordneten und für die Buchung über das Widget freigeschalteten Angeboten.
Funktionen
Widgets für EinzelbesucherInnenangebote ermöglichen es BesucherInnen sich auf der Webseite des Museums oder einer anderen geeigneten Webseite für bestimmte EinzelbesucherInnenangebote anzumelden.
Der Einsatz dieser Widgets bietet sich insbesondere für die Anmeldung zu kostenfreien Angeboten wie öffentlichen Führungen an.
Spezialmodul Belegung
Spezialmodul Belegung
Verwaltung von Teil- und Überbelegungen für Räume und Guides.
Eines der zubuchbaren Spezialmodule von go~mus ist das Modul Belegung.
Dieses ermöglicht es mehr Guides auf eine Buchung zu disponieren, als vorgesehen, Buchungen unter Guides aufzuteilen oder Buchungen auf mehrere Räume aufzuteilen.
Funktionen
Für jedes Angebot muss ein Guidebedarf definiert werden (welcher auch 0 sein kann). Dieser bestimmt, wieviele Guides disponiert werden müssen, damit die Buchung durchgeführt werden kann und ggf. auch, wieviele Guides verfügbar sein müssen, damit das Angebot gebucht werden kann.
Manchmal hat man besondere Gruppen, die besonders betreut werden müssen. Beispielsweise kann es Sinn ergeben, für VIP-Gruppen den „Betreuungsschlüssel“ zu erhöhen. Für solche spezifischen „Überbelegungen“ kommt das Modul Belegung zum Einsatz. Dieses ermöglicht Teil- und Überbelegungen von Guides zu definieren.
Überbelegung bedeutet, dass mehr Guides auf eine Buchung disponiert werden, als gemäß Guidebedarf des gebuchten Angebots erforderlich.
Teilbelegung bedeutet, dass Guides nur für zeitliche Anteile der Dauer der Buchung disponiert werden, sprich:
- Ein Guide macht die erste halbe Stunde, ein anderer die zweite halbe Stunde
- Ein Guide betreut die Gruppe in der ersten halben Stunde, kein Guide für Rest der Buchung
Für jedes Angebot muss ein Raumbedarf definiert werden (welcher auch 0 sein kann). Dieser bestimmt, wieviele Räume verfügbar sein müssen, damit das Angebot gebucht werden kann.
Das Modul Belegung ermöglicht Teilbelegungen von Räumen.
Teilbelegung bedeutet, dass Räume nur für zeitliche Anteile der Dauer der Buchung belegt werden, sprich:
- Buchung belegt Raum 1 für erste halbe Stunde der Buchung, Buchung belegt Raum 2 für zweite halbe Stunde der Buchung.
- Raum 1 wird nur für erste halbe Stunde der Buchung belegt, kein Raum für zweite halbe Stunde.
Spezialmodul Live Tours
Spezialmodul Live Tours
Gruppen- und EinzelbesucherInnenangebote als Live Touren anbieten
Das Spezialmodul Live Tours ermöglicht es Ihnen Gruppen- und EinzelbesucherInnenangebote remote, also als Videokonferenz anzubieten. So können Sie Besucher erreichen, auch wenn Sie geschlossen sind. Egal ob wegen Covid-19, Ausstellungsumbau oder Renovierung.
Weiterhin können Sie so BesucherInnen erreichen, denen ein Besuch sonst nicht möglich ist. Sei es wegen geographischer Entfernung, psychischer oder physischer Einschränkungen oder schlicht inkompatiblen Öffnungszeiten.
Ob Ihre Guides dabei mit Gimbal aus dem Museum oder via Führung durch eine 360° Ausstellung von der heimischen Couch führen, ist Ihnen überlassen.
Funktionen
So wie alle normale Gruppen- und EinzelbesucherInnenangebote können auch Live Tours im Online-Shop und über das Backend (Per E-Mail, Telefon) verkauft werden.
Angesichts der häufig relativ geringen Einnahmen je TeilnehmerIn ermöglicht insbesondere der Online-Verkauf trotzdem kostendeckendes Anbieten dieser Leistungen.
Spezialmodul Anfragen
Spezialmodul Anfragen
Unverbindliche Buchungsanfragen, allgemeine Anfragen und Akkreditierungsanfragen online und im Backend ermöglichen und assistiert in verbindliche Bestellungen überführen.
Das Spezialmodul Anfragen ermöglicht es Ihnen unverbindliche Anfragen für Buchungen, Akkreditierenden und allgemeine Anfragen Ihrer BesucherInnen online (mithilfe von Formularen) und im Backend entgegenzunehmen und mithilfe von Programmplaner und Gruppensplitting einfach und nachvollziehbar in verbindliche Bestellungen zu überführen.
Funktionen
Viele Unternehmen bieten KundInnen und Interessenten Kontaktformulare an um diesen zu ermöglichen, jederzeit Anfragen zu stellen, ohne eine konkrete E-Mail-Adresse publizieren zu müssen. Hierfür gibt es viele dedizierte Dienste wie Wufoo und andere.
Das Formular-Modul von go~mus ermöglicht Ihnen eigenständig und individuell per Drag and Drop Formulare zu erstellen. Diese werden als iFrame ausgegeben und können so schnell und einfach auf Ihrer Webseite eingebunden werden.
Anfragen, die über solche Formulare erstellt wurden, werden in go~mus im Modul Anfragen abgebildet und können da verarbeitet werden.
Neben Allgemeinen Anfragen und Buchungsanfragen ermöglicht go~mus auch Akkreditierungsanfragen. Damit können Kund:innen die Akkreditierung für bestimmte Kundenkategorien anfragen.
Hintergrund ist die Möglichkeit Angebote per Entgelttabelle basierend auf Angebotskategorie und Kundenkategorie zu bepreisen. Damit bspw. LehrerInnen diese Angebote online zum richtigen Preis kaufen können, müssen sie der richtigen KundInnenkategorie angehören. Da sich aus der Zugehörigkeit zu einer bestimmten KundInnenkategorie der Zugriff auf bestimmte Preise ergibt, können KundInnen diese Zugehörigkeit nicht selbst festlegen.
Das Akkreditierungsformular kann KundInnen entsprechend ermöglichen jederzeit ohne telefonische Kontakt die Akkreditierung zu einer bestimmten KundInnenkategorie anzufragen.
Der go~mus + shop ermöglicht Ihnen Tickets, EinzelbesucherInnen- und Gruppenangebote zu verkaufen.
In manchen Fällen ist es aber nicht wünschenswert, KundInnen zu ermöglichen bestimmte oder alle Angebote eigenständig verbindlich zu buchen. Das kann bspw. der Fall sein, wenn ein Angebot nur von wenigen Personen ausgeführt werden kann, wie bspw. eine Kuratorenführung oder ein spezieller Workshop.
Für Großgruppen ist der Online-Shop weiterhin nicht immer ideal, da er darauf ausgelegt ist, eine Gruppe zu einer Zeit zu buchen, nicht aber komplexe Programme mit mehreren Programmpunkten zu planen.
Um nun aber nicht all jene Anfragen manuell bearbeiten zu müssen oder entsprechende Anfragen per Mail zu erhalten, und dann aufwändig ins Buchungssystem überführen zu müssen, ermöglicht das Formularmodul Formulare, Buchungsanfragen zu erstellen.
Anfragen die über diese Formulare erstellt werden, werden als Buchungsanfragen in go~mus abgebildet und können dort unter Zuhilfenahme von Gruppensplitting und Programmplaner verarbeitet werden. Nehmen die KundInnen den Programmvorschlag an, können die Programmpunkte mit geringem Aufwand von der unverbindlichen Anfrage in eine oder mehrere verbindliche Bestellungen überführt werden. Mehr dazu unter Modul Anfrage.
