Funktion Mehrsprachigkeit
Um internationalen Besucher:innen die Buchung Ihrer Tickets und Angebote zu ermöglichen, ist es sinnvoll, Online-Beschreibungen sowie E-Mails und PDF-Dokumente an die Sprachen Ihrer BesucherInnen anzupassen.
Museen in Grenzregionen oder solche mit vielen internationalen BesucherInnen bevorzugen die Ausspielung und Verwaltung ihrer Inhalte in mehreren Sprachen. Hierfür können Sie mit der go~mus Funktion “Weitere Sprachen” zusätzlich zu den Standardsprachen Deutsch und Englisch, weitere Sprachen freischalten.
Nach Möglichkeiten, auf welche Sprache Ihr System individuell angepasst werden kann, fragen Sie uns gerne einfach: Kontakt.
Öffentliche Daten
go~mus ermöglicht die Pflege der öffentlichen Daten in mehreren Sprachen. Diese werden u.a. im Online-Shop ausgespielt. So erhöhen Sie die Konversion und KundInnenzufriedenheit und reduzieren Anfragen beim BesucherInnenservice.
Vorlagen
Mit go~mus können Sie Ihre gesamte Kommunikation mehrsprachig anlegen. Damit stellen Sie sicher, dass alle BesucherInnen in der idealen Sprache angesprochen werden. So reduzieren Sie Nachfragen und sorgen für höhere KundInnenzufriedenheit.
Übersetzungen
Neben den spezifischen Beschreibungen von Angeboten und Tickets, müssen Standardelemente im Onlineshop und auf PDF-Vorlagen mehrsprachig festgelegt werden. Das sorgt für optimale Ansprache Ihrer internationalen BesucherInnen und im Umgang mit deutschsprachigen BesucherInnen für hohe Flexibilität.
Funktion - Inventarverwaltung
Die Buchbarkeit von Angeboten im Museum ist an erforderliche Inventargegenstände gebunden, deren Verfügbarkeiten in go~mus automatisch angezeigt werden. Nur bei Bestehen unverzichtbarer Gegenstände für das jeweilige Angebot, ist dieses auch buchbar. Damit stellt go~mus automatisch sicher, dass keine Fehler in der Iventarbeschaffung gemacht werden und jedes Angebot einwandfrei vorbereitet wird. Zusätzlich behalten Dank der Funktionen der Inventarverwaltung alle beteiligten Personen den Überblick, welcher Gegenstand, wann, wofür genutzt wird.
Die Inventarverwaltung ermöglicht Ihnen beliebige Inventarkategorien und Inventargegenstände digital zu verwalten. Weiterhin können Sie Angeboten Inventarbedarfe zuordnen.
Inventarkategorien
Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele Inventarkategorien anzulegen. Inventarbedarf im Angebot wird dann in Stück je Kategorie angegeben. Sie können weiterhin eine E-Mail-Adresse der Verantwortlichen Person für diese Angebotskategorie hinterlegen, sodass diese bei allen Buchungen von Angeboten mit Inventarbedarf für diese Kategorie automatisch benachrichtigt wird.
Inventargegenstände
Innerhalb der Inventarkategorien können Sie beliebig Inventargegenstände im System anlegen. Dabei können Sie neben der Museumszugehörigkeit auch Inventarnummern und Beschreibungen hinterlegen. Die Vergabe von Inventar-IDs und die Erstellung einer Excel-Liste für eventuelle Ausdrucke oder Downloads erfolgen dabei automatisch im Hintergrund.
Inventarbedarf
Innerhalb der in go~mus verwalteten Angebote können Sie Inventarbedarf je Inventarkategorie definieren. So stellt go~mus sicher, dass das Angebot nur gebucht werden kann, wenn eine ausreichende Anzahl an Inventargegenständen in der Inventarkategorie vorhanden sind.
Inventarausgabe und -rücknahme
Durch Buchung von Angeboten mit Inventarbedarf entstehen automatisch Einträge in den Inventaranforderungen. Diese erlauben es Inventarverantwortlichen, den Überblick über auszugebende, ausgegebene und rückzunehmende Inventargegenstände zu behalten.
Funktion Guideverwaltung
go~mus bietet Funktionen zur Verwaltung von Ressourcen, die für Buchungen benötigt werden, wie beispielsweise Guides.
In jedem Angebot muss ein Guidebedarf definiert werden (der auch Null sein kann). Wird ein Angebot kurzfristig gebucht, prüft go~mus, ob die erforderlichen Guides verfügbar sind. Wird ein Angebot langfristig gebucht, wird die Buchung nicht von der Guideverfügbarkeit abhängig gemacht. Zudem ermöglicht die Funktion, mehr Guides auf eine Buchung zu disponieren, als vorgesehen, oder Buchungen unter Guides aufzuteilen.
Guides können ihre Verfügbarkeit über einen eigenen Login direkt ins System eingeben und das System berücksichtigt die Verfügbarkeit bei der Guide-Disposition.
Weiterführende Funktionen im Kontext Guides erleichtern die Zusammenarbeit mit großen Guide-Pools:
- Guide-Anfrage
- Guide-Synchronisation
- Guide-Login
- Limitierende Faktoren
- Kategorisierung (Sprachen, Angebote, Altersgruppen, Fähigkeiten)
- Verfügbarkeiten
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Kalender-Abonnements
Guide-Login
Guides haben einen eigenen passwortgeschützten Login zum System. Dort können sie mit reduzierten Funktionen auf für sie relevante Inhalte zugreifen und Daten eingeben.
Profil
Hier können Guides Kontaktdaten und Bankdaten eingeben.
Buchungsliste
Hier können Guides alle sie betreffenden Buchungen einsehen, filtern und exportieren.
Kalender
Hier können Guides alle sie betreffenden Buchungen im Kalender einsehen. Weiterhin steht hier das Kalender-Abonnement zur Verfügung.
Verfügbarkeiten
Hier können Guides eingeben, wann sie verfügbar sind und für Anfragen zur Verfügung stehen.
Limitierende Faktoren
Analog der limitierenden Faktoren von Museen, Räumen und Angeboten werden von go~mus auch limitierende Faktoren der Guides berücksichtigt. Das erleichtert Ihnen in der Zusammenarbeit mit freischaffenden Guides sicherzustellen, die Vermeidung des Eindrucks von Scheinselbständigkeit. In der Zusammenarbeit mit Mini- und Midi-JobberInnen ermöglicht es sicherzustellen, dass die entsprechenden Stundenkontingente eingehalten werden.
Folgende limitierende Faktoren können je Guide individuell gesetzt werden:
- Max. Stunden pro Tag
- Max. Stunden pro Woche
- Max. Stunden pro Monat
- Max. Buchungen pro Tag
- Max. Buchungen pro Woche
- Max. Buchungen pro Monat
Kategorisierung
Guides können kategorisiert werden. Das ermöglicht die einfachere Verwaltung der Guides.
Verfügbarkeiten
Guides können über den Guide-Login Verfügbarkeiten eintragen.
In der Disposition bietet go~mus nur Guides an, die für die gesamten Dauer der Buchung samt Pufferzeiten verfügbar sind, sodass nur verfügbare Guides angefragt werden können.
Verfügbarkeiten können im Viertelstundentakt über Regeln, einen Generator, Click&Drag, tage- oder wochenweise eingetragen werden.
E-Mail-Benachrichtigungen
Guides werden von go~mus per E-Mail über Buchungen, Buchungsanfragen und Stornierungen benachrichtigt.
Hierzu greift go~mus auf Vorlagen zurück, die Sie individuell konfigurieren können. Dabei stehen diverse Platzhalter zur Verfügung, mit denen dynamische Inhalte aus dem System abgefragt und übermittelt werden können.
Unter anderem kann ein Link zum Annehmen oder Ablehnen einer Buchungsanfrage direkt in der E-Mail platziert werden.
Kalender-Abonnements
Guides können im Guide-Login ein Kalender-Abonnement der eigenen Termine herunterladen. So sehen die Guides die eigenen Termine samt entsprechender Aktualisierungen im eigenen Kalender und vergessen keine Termine.
Honorar-Abrechnung
Sie können schon im Angebot das Honorar hinterlegen, sodass bei Buchung des Angebots und Disposition des Guides das Honorar ohne zusätzlichen Aufwand vereinbart werden kann.
Das Modul Honorarabrechnung unterstützt Sie dann bei der Prüfung der Honorarabrechnungen der Guides.
Neben reinem Honorar finden sich dort auch Zuschläge (Fremdsprachenzuschläge, Sonntagszuschläge) und Ausfallhonorare.
Guide-Anfrage
Die Guide-Anfrage ist eine Pool-Freigabe einer Buchung an alle oder einige ausgewählte Guides. Eine solche Freigabe ermöglicht es im Zusammenspiel mit vielen Guides schnell und effizient das Interesse der Guides an der Durchführung bestimmter Buchungen abzufragen und so schnell alle Buchungen zu disponieren.
Die Guide-Anfrage ist dabei eine Teilfunktion des Moduls Guideverwaltung. Der reguläre Dispositionsprozess sieht vor, dass ein Guide ausgewählt und direkt angefragt wird.
Darüber hinaus dient es insbesondere Ihren Museums-Guides, den Einsatzplan einfach und übersichtlich aktuell zu halten.
Auswahl der Guides
Der Guide-Anfrage-Prozess zeigt Ihnen alle verfügbaren und nicht verfügbaren Guides an und ermöglicht Ihnen auszuwählen, welche Guides für die Buchung angefragt werden sollen.
Dabei kann ein Kommentar eingetragen werden, der an die angefragt Guides übermittelt wird.
Rückmeldung der Guides
Guides erhalten die Anfrage per E-Mail und können die Rückmeldung direkt per Klick auf Links in der E-Mail geben.
Im go~mus Backend werden die Rückmeldungen der Guides übersichtlich angezeigt. Aus positiven Rückmeldungen kann dann eine Zusage erteilt werden und go~mus versendet auf Wunsch automatische Absagen an die anderen Guides.
Guide-Synchronisation
Die Guide-Synchronisation erlaubt es, zwischen mehreren go~mus-Instanzen die Stammdaten, Verfügbarkeiten und Buchungen für Guides zu synchronisieren. Das bedeutet, dass die Guides in allen gekoppelten Instanzen Ihre Daten einsehen und verwalten können.
Die Kernfunktionen der Guide-Synchronisation sind:
- Synchronisation bei Aktualisierung im Guide-Profil durch den Guide
- Synchronisation bei Aktualisierung der Guide-Daten (Buchungen, Verfügbarkeitsregeln oder Profildaten) durch Administratoren
- Synchronisation der Verfügbarkeitsregeln
- Synchronisation von Buchungsdaten / Blockierungen unter Beachtung des Datenschutzes (kein Austausch von personenbezogenen Kundendaten zwischen den Instanzen)
- Synchronisation von Umbuchungen, die in den normalen Arbeitsprozessen in go~mus durchgeführt werden
- Synchronisation bei Zurücksetzen und Stornierung, Löschung von Buchungen
- Hinweise im User Interface bei bestehender Kopplung
Buchungen werden dabei an die jeweils anderen Instanzen als Fremdbuchungen übertragen, um DSGVO-konform zu bleiben.
Verfügbarkeiten werden nur als Verfügbarkeitsregel übertragen. Darüber hinaus ist weiterhin möglich, individuelle Verfügbarkeiten zu ergänzen und nicht synchronisiert pro Instanz abzubilden. Bei manueller Pflege der Verfügbarkeiten lassen sich so unterschiedliche Verfügbarkeiten je nach Instanz abbilden.
Ansicht für Guides
Guides sehen im Buchungskalender in ihrem eigenen Profil die Buchungen aller Instanzen für die sie führen und die miteinander synchronisiert sind. Die Buchungen der Instanz, in der sie gerade eingeloggt sind, sind grün hinterlegt und enthalten im Mouseover den vollen Datensatz. Fremdbuchungen sind grau hinterlegt und enthalten im Mouseover den Namen des Angebots und die URL der Fremdinstanz, aus der die Buchung kommt.
In den Verfügbarkeiten symbolisiert das orangene Icon mit Verbotsschild und Zahl ob und gegebenenfalls wie viele Fremdbuchungen der Guide in diesem Zeitpunkt bereits hat. Das Mouseover zeigt Datum und Uhrzeit, sowie den Namen des Angebots und die URL der Fremdinstanz, aus der die Buchung kommt.
Die Buchungsliste zeigt nur die Buchungen der jeweiligen Instanz.
Ansicht im Guide-Profil für Backend-Nutzer:innen
Backend-Nutzer sehen im Buchungskalender des Guides nur die Buchung in der eigenen Instanz.
In den Verfügbarkeiten hingegen symbolisiert das orangene Icon mit Verbotsschild und Zahl wieder ob und gegebenenfalls wie viele Fremdbuchungen der Guide in diesem Zeitraum bereits hat. Das Mouseover zeigt hier Datum und Uhrzeit, aber gibt keine Information für welches Angebote oder in welchem Museum der Guide gebucht wurde.
Manchmal hat man besondere Gruppen, die besonders betreut werden müssen. Beispielsweise kann es Sinn ergeben, für VIP-Gruppen den „Betreuungsschlüssel“ zu erhöhen. Für solche spezifischen „Überbelegungen“ bietet die Funktion eine Lösung. Dieses ermöglicht Teil- und Überbelegungen von Guides zu definieren.
Überbelegung bedeutet, dass mehr Guides auf eine Buchung disponiert werden, als gemäß Guidebedarf des gebuchten Angebots erforderlich.
Teilbelegung bedeutet, dass Guides nur für zeitliche Anteile der Dauer der Buchung disponiert werden, sprich:
- Ein Guide macht die erste halbe Stunde, ein anderer die zweite halbe Stunde
- Ein Guide betreut die Gruppe in der ersten halben Stunde, kein Guide für Rest der Buchung
Funktion - Abrechnung
Eine der Funktionen, welche in jeder go~mus Instanz enthalten ist, ist die Funktion Abrechnungen.
Diese Funktion ermöglicht Ihnen Rechnungen zu stellen, auszuwerten und zu exportieren. Es stellt weiterhin die Grundlage für eine Anbindung von FIBU-Software dar.
Rechnungen
go~mus kann zu jeder Bestellung Rechnungen erstellen.
Je nach Konfiguration der Bezahlmethoden erstellt go~mus sofort oder erst auf Wunsch hin Rechnungen für Bestellungen. Für eine Online-Shop Bestellung wird nach erfolgreicher Bezahlung immer sofort eine Rechnung erstellt und KundInnen mit der Bestellung zugeschickt.
Der Rechnungsnummernkreis kann individuell definiert werden.
Es können diverse Abrechnungskonten angelegt werden. Diese können Museen, Ausstellungen und Angeboten zugeordnet werden und erlauben so eine entsprechende Kontierung der Buchungen in einzelnen Museen, Ausstellungen oder von bestimmten Angeboten.
Rechnung-Export
Rechnungen können exportiert werden. Neben der Möglichkeit einzelne Rechnungen als .pdf oder .xls-Datei auszugeben, können auch Rechnungen eines frei wählbaren Zeitraums exportiert werden.
Dabei können die im Export anzuzeigenden Spalten und deren Reihenfolge individuell ausgewählt werden.
Es kann eine Gruppierung der Daten anhand diverser Attribute gewählt werden und der Zeitraumes Erstellung der Bestellungen gefiltert werden.
Es kann ausgewählt werden, das der Export per E-Mail zugesandt werden soll. So kann auch während ein umfangreicher Bericht erstellt wird, weitergearbeitet werden.
Rechnungspositionen-Export
Rechnungspositionen können exportiert werden. Anders als beim Bestellexport werden nicht die Rechnungen und jeweiligen Bestellsummen exportiert, sondern Bestellpositionen samt individueller Infos wie dem jeweiligen Steuersatz.
Dabei können die im Export anzuzeigenden Spalten und deren Reihenfolge individuell ausgewählt werden.
Es kann eine Gruppierung der Daten anhand diverser Attribute gewählt werden und der Zeitraumes Erstellung der Bestellungen gefiltert werden.
Es kann ausgewählt werden, das der Export per E-Mail zugesandt werden soll. So kann auch während ein umfangreicher Bericht erstellt wird, weitergearbeitet werden.
Buchungsangebote
Im Besucherservice ist es manchmal notwendig KundInnen Informationen zu buchbaren Angeboten detailliert schriftlich zukommen lassen, damit diese vor einer verbindlichen Bestellung die damit verbundenen Inhalte und Kosten freigeben lassen können. Diesen Prozess ermöglicht das Modul Buchungsangebote.
Es beinhaltet dazu Vorlagen für Buchungsangebote und Prozesse zur Zusendung des Buchungsangebots im Buchungsprozess und ermöglicht die Eingabe der KundInnenbestätigung und Versand der Buchungsbestätigung.
Funktionen
Wenn ein Angebot so konfiguriert wurde, dass bei der Buchung dieses Angebots eine „zusätzliche Bestätigung durch Kund:innen“ erforderlich ist, steht im Buchungsprozess die Option zum direkten Versenden des Angebots zur Verfügung.
Wird diese Option gewählt, erhalten Kund:innen ein Buchungsangebot per E-Mail. Dieses kann dann Entscheidungsträger:innen bei den Kund:innen zur Unterschrift und Freigabe vorgelegt werden.
Buchungen, die eine „zusätzliche Bestätigung durch KundInnen“ erfordern, werden entsprechend hervorgehoben.
Bei der Eingabe einer Kundenbestätigung können Detailinformationen dokumentiert werden.
Bestellungen, die Buchungen enthalten, für die eine „zusätzliche Bestätigung durch KundInnen“ erforderlich ist, warnen beim Versuch sie verbindlich zu bestätigen.
Buchungs-Widgets
Funktion - Buchungs-Widgets
Verwaltung vordefinierter Steuerelemente, die in Webseiten eingebunden werden können und es BesucherInnen ermöglichen, Anmeldungen für Gruppenangebote, Veranstaltungen und Kurse vorzunehmen.
Eine der Funktionen von go~mus ist die Funktion Buchungs-Widgets.
Widgets können als sogenannter iFrame in Webseiten eingebunden werden und ermöglichen BesucherInnen dort die niedrigschwellige Anmeldung zu kostenfreien Angeboten (keine Bezahlung, Registrierung, Anmeldung, KundInnenprofil, Bestellhistorie). Anders als der Online-Shop gibt es bei Widgets aber keine Registrierung, Login, KundenInnenprofil oder Bezahlung.
go~mus bietet Widgets für Gruppen- und Einzelplatzangebote. Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Module vorhanden sind (Gruppen, Veranstaltungen).
Widgets werden auf Ebene der Museen, der Ausstellungen und Angebote angeboten:
- Angebotswidgets ermöglichen immer nur die Anmeldung für das spezifische Angebot.
- Ausstellungswidgets ermöglichen die Anmeldung zu allen der Ausstellung zugeordneten und für die Buchung über das Widget freigeschalteten Angeboten.
- Museumswidgets ermöglichen die Anmeldung zu allen dem Museum zugeordneten und für die Buchung über das Widget freigeschalteten Angeboten.
Funktionen
Widgets für EinzelbesucherInnenangebote ermöglichen es BesucherInnen sich auf der Webseite des Museums oder einer anderen geeigneten Webseite für bestimmte EinzelbesucherInnenangebote anzumelden.
Der Einsatz dieser Widgets bietet sich insbesondere für die Anmeldung zu kostenfreien Angeboten wie öffentlichen Führungen an.
Funktion Anfragen
Die Funktion Anfragen ermöglicht es Ihnen unverbindliche Anfragen für Buchungen, Akkreditierenden und allgemeine Anfragen Ihrer BesucherInnen online (mithilfe von Formularen) und im Backend entgegenzunehmen und mithilfe von Programmplaner und Gruppensplitting einfach und nachvollziehbar in verbindliche Bestellungen zu überführen.
Allgemeine Anfragen
Viele Unternehmen bieten KundInnen und Interessenten Kontaktformulare an um diesen zu ermöglichen, jederzeit Anfragen zu stellen, ohne eine konkrete E-Mail-Adresse publizieren zu müssen. Hierfür gibt es viele dedizierte Dienste wie Wufoo und andere.
Das Formular-Modul von go~mus ermöglicht Ihnen eigenständig und individuell per Drag and Drop Formulare zu erstellen. Diese werden als iFrame ausgegeben und können so schnell und einfach auf Ihrer Webseite eingebunden werden.
Anfragen, die über solche Formulare erstellt wurden, werden in go~mus im Modul Anfragen abgebildet und können da verarbeitet werden.
Akkreditierungsanfragen
Neben Allgemeinen Anfragen und Buchungsanfragen ermöglicht go~mus auch Akkreditierungsanfragen. Damit können Kund:innen die Akkreditierung für bestimmte Kundenkategorien anfragen.
Hintergrund ist die Möglichkeit Angebote per Entgelttabelle basierend auf Angebotskategorie und Kundenkategorie zu bepreisen. Damit bspw. LehrerInnen diese Angebote online zum richtigen Preis kaufen können, müssen sie der richtigen KundInnenkategorie angehören. Da sich aus der Zugehörigkeit zu einer bestimmten KundInnenkategorie der Zugriff auf bestimmte Preise ergibt, können KundInnen diese Zugehörigkeit nicht selbst festlegen.
Das Akkreditierungsformular kann KundInnen entsprechend ermöglichen jederzeit ohne telefonische Kontakt die Akkreditierung zu einer bestimmten KundInnenkategorie anzufragen.
Buchungsanfragen
Der go~mus + shop ermöglicht Ihnen Tickets, EinzelbesucherInnen- und Gruppenangebote zu verkaufen.
In manchen Fällen ist es aber nicht wünschenswert, KundInnen zu ermöglichen bestimmte oder alle Angebote eigenständig verbindlich zu buchen. Das kann bspw. der Fall sein, wenn ein Angebot nur von wenigen Personen ausgeführt werden kann, wie bspw. eine Kuratorenführung oder ein spezieller Workshop.
Für Großgruppen ist der Online-Shop weiterhin nicht immer ideal, da er darauf ausgelegt ist, eine Gruppe zu einer Zeit zu buchen, nicht aber komplexe Programme mit mehreren Programmpunkten zu planen.
Um nun aber nicht all jene Anfragen manuell bearbeiten zu müssen oder entsprechende Anfragen per Mail zu erhalten, und dann aufwändig ins Buchungssystem überführen zu müssen, ermöglicht das Formularmodul Formulare, Buchungsanfragen zu erstellen.
Anfragen die über diese Formulare erstellt werden, werden als Buchungsanfragen in go~mus abgebildet und können dort unter Zuhilfenahme von Gruppensplitting und Programmplaner verarbeitet werden. Nehmen die KundInnen den Programmvorschlag an, können die Programmpunkte mit geringem Aufwand von der unverbindlichen Anfrage in eine oder mehrere verbindliche Bestellungen überführt werden. Mehr dazu unter Modul Anfrage.
Vorlagen
Die Vorlagenverwaltung in go~mus ermöglicht die Verwaltung der Vorlagen, die in der Kommunikation mit NutzerInnen, Guides und vor allem KundInnen genutzt werden.
Dabei können Vorlagen für E-Mails, PDF-Anhänge, Passbook-Tickets und Kalender-Dateien verwaltet werden.
Es können individuelle Vorlagen je Museum, Ausstellung und Angebot erstellt werden und umfangreiche Anhänge definiert werden.
So sprechen Sie jede Zielgruppe adäquat an und schicken bei Bedarf schon bei erfolgreicher Buchung alle gewünschten Unterlagen automatisch zu.
Funktionen
go~mus kommuniziert per E-Mail, egal ob Sie im Backend neue Guides anlegen und diesen Zugangsdaten zum Guide-Login zuschicken oder KundInnen eigenständig online Tickets kaufen und diese nach erfolgreicher Bezahlung zugeschickt bekommen. Entsprechend ist die Verwaltung der E-Mail-Vorlagen besonders wichtig.
Für alle Situationen, die den Versand von E-Mails an KundInnen, Guides oder KundInnen bedürfen sind individuelle, globale Vorlagen als Standard hinterlegt und können angepasst werden und werden ohne weitere Konfiguration für alle Vorfälle aller Museen, Ausstellungen, Angebote verwendet.
Sie können auf Wunsch aber auch individuelle Vorlagen je Museum, Ausstellung und Angebot definieren und so in der Tonalität un dem Informationsgehalt die jeweilige Zielgruppe individuell ansprechen.
Es stehen umfassende Platzhalter zur Verfügung, mit denen Sie Daten aus dem System referenzieren können.Diese können auch im Betreff verwendet werden.
Da go~mus es ermöglicht mehrere E-Mail-Server an eine Instanz anzubinden, können Sie für jede Vorlage die Absendeadresse wählen. Blindkopie und Reply-To-Adresse können ebenfalls individuell je Vorlage eingetragen werden.
Weiter unten gehen wir noch auf die Möglichkeit zur Konfiguration des E-Mail-Layouts ein.
Die Details einzelner Datensätze werden in Detailansichten verwaltet. Auch hier garantiert konsistente Gestaltung, dass BenutzerInnen sich jederzeit gut zurecht finden.
Die wichtigsten Informationen stehen direkt im Profil des jeweiligen Datensatzes, welches BenutzerInnen auf den ersten Blick sehen.
Die einer jeweiligen BenutzerIn gemäß Rollen und Rechten zur Verfügung stehenden Optionen in Bezug auf den Datensatz werden immer rechts angezeigt.
Zuordnungen anderer Daten zu diesem Datensatz werden im unteren Teil der Webseite vorgenommen.
Kalender
go~mus bietet Kalenderansichten für Tag, Woche und Monat und stellt die Buchungen darin dar.
Über verschiedene Indikatoren werden relevante Status der Buchung auf einen Blick deutlich. Bei Mouseover zeigt der Kalender umfangreiche Details zu jeder Buchung.
So erhalten Sie schnell einen guten Überblick und können auf Wunsch jederzeit in die Details einsteigen.
Funktionen
Der Monatskalender stellt die Buchungen in einer übersichtlichen Monatsansicht dar. Der Informationsgehalt je angezeigter Buchung ist dabei gering, lediglich die Buchungsummer, Uhrzeit und farbliche Indikatoren zeigen auf den ersten Blick Details an.
Bei Mouseover werden aber umfangreiche Details zur Buchung sichtbar.
Der Dispositionskalender stellt Buchungen in Tages- und Wochen dar.
Anders als der Monatskalender zeigt er dabei die Buchungen jedes Tages in ihrem zeitlichen Verlauf an und zeigt von Anfang mehr Details jeder Buchung. So bietet er geringere Übersichtlichkeit aber größeren Informationsgehalt.
go~mus bietet für NutzerInnen und Guides die Möglichkeit Termine in den eigenen Kalender in Outlook, Google, Apple o.ä. zu abonnieren. Anders als bei einem Export wird der Termin durch das Abonnement bei späteren Änderungen auch im eigenen Kalender angepasst.
NutzerInnen können dabei unterscheiden, ob sie
- alle Buchungen
- alle externen Termine
- alle Buchungen einzelner Angebotskategorien
abonnieren.
So kann die Bildungsabteilung alle Buchungen aller Bildungsangebote abonnieren, während die Veranstaltungsabteilung nur die Veranstaltungstermine abonniert.
Neben dem globalen Monatskalender und der Möglichkeit dort nach bestimmten Ressourcen zu filtern, verfügt in go~mus jedes Museum, jede Ausstellung, jedes Angebot und jeder Raum über einen eigenen Kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht.
Jeder dieser Kalender verfügt über die Möglichkeit des Kalender-Abonnements der darin enthaltenen Buchungen. So können auch nur Buchungen, die einen bestimmten Raum belegen oder eine bestimmte Ausstellung betreffen abonniert werden.
Über die Möglichkeit der Zugriffsbeschränkung von NutzerInnen über Rechte und Rollen auf einzelne Museen lässt sich so auch die Kalendersicht auf Buchungen eines oder einzelner Museen einschränken.
Auswertung
Funktion - Auswertung
Grafische und tabellarische Auswertung der Daten der BesucherInnen und Buchungen, Bestellungen und Ticketverkäufe
Eine weitere Funktion des Systems sind die Auswertungen. Sie stehen in allen Versionen von go~mus zur Verfügung und ermöglichen die Auswertung der Daten der Basismodule (Tickets, Gruppen, Events).
Funktionen
Die Besucherstatistik wertet die Daten aller Buchungen mit Blick auf die BesucherInnen und deren Merkmale aus. Es kann über entsprechende Preselects schnell und einfach ein Referenzzeitraum und ein Vergleichszeitraum ausgewählt werden. Die Besucherstatistik stellt diese gegenüber und wertet prozentuale Änderungen aus.
Die Buchungsstatistik wertet die Daten aller Buchungen mit Blick auf die Buchung und ihre jeweiligen Eigenheiten aus. Es kann über entsprechende Preselects schnell und einfach ein Referenzzeitraum und ein Vergleichszeitraum ausgewählt werden. Die Buchungsstatistik stellt diese gegenüber und wertet prozentuale Änderungen aus.
Ticketverkäufe werden ebenfalls dediziert und detailliert ausgewertet.
Der Report stellt dabei grafisch in Anzahl und Umsatz je Ticket im gewählten Zeitraum dar und stellt diese Zahlen auch als Balkendiagramm dar.
Der Export der Ticketverkäufe enthält weitergehende Infos wie das konkrete Gültigkeitszeitfenster, Bestellzeitpunkt und Bestellnummer, Infos zu KundInnen und vieles Mehr.
Bestellungen
Funktion - Bestellungen
Verwaltung der Bestellungen aller KundInnen aller angebundener Verkaufskanäle
Bestellungen sind der Kern der KundInnenbeziehung. An ihr hängen Abrechnung, Umbuchung, Stornierung und KundInnenkommunikation. Daher ist diese Funktion in jeder go~mus Edition enthalten.
Die Funktion Bestellungen sorgt dafür, dass NutzerInnen den Überblick über Bestellungen behalten.
Funktionen
Die Liste der Bestellungen zeigt Bestellungen gemäß gesetzter Filter als Liste an. Es kann wie folgt gefiltert werden:
- Zeitraum
- Leistungsdatum/Bestelldatum
- Gültigkeit
- Status
- Bezahlstatus
- Bezahlart
- Herkunft
- kostenlose/kostenpflichtige Bestellungen
Weiterhin kann nach KundInnen gesucht werden über Name oder E-Mail-Adresse der KundInnen.
Die Detailansicht einer Bestellung gibt einen Überblick über die wichtigsten Informationen und erlaubt Zugriff auf mögliche Optionen in Bezug auf die Bestellung.
Je nach Berechtigung der NutzerIn stehe, folgende Infos und Zugriffe zur Verfügung:
- Bestellung stornieren
- Artikel ändern und stornieren
- Historie einsehen
- Dokumente versenden
In Verbindung mit dem Modul Abrechnung steht in der Bestellung auch die Rechnungsstellung zur Verfügung.
Aus der Bestellung gelangt man auf Wunsch in die enthaltenen Ticketverkäufe und Bestellungen, die KundInnen oder andere verbundene Datensätze.
Mächtige Exportgeneratoren ermöglichen es Bestellungen und Bestell-Artikel zu exportieren. Der Export wird als .xls Datei zur Verfügung gestellt.
Die Reihenfolge und Struktur der Spalten kann frei beeinflusst werden.
Die Gruppierung kann ebenfalls frei definiert werden.
Die auszugebenden Bestellungen und Artikel können über verschiedene Parameter zeitlich eingegrenzt werden.
Weiterhin kann anhand verschiedener Parameter gefiltert werden.
Zuletzt steht die Option, den Bericht nach Fertigstellung per Mail zuzusenden, zur Verfügung. Hintergrund ist, dass manche Exporte (insbesondere mit vielen Spalten und für lange Zeiträume) lange in der Erstellung benötigen und NutzerInnen so weiterarbeiten können, während der Export erstellt wird.
Die Auswertung der Bestellungen hinsichtlich relevanter Kennzahlen ist von zentraler Bedeutung. Sie liefern essentielle Einblicke in die Gesamtleistung, die Leistung einzelner Tickets und Angebote sowie einzelner Verkaufskanäle.
go~mus bietet hierzu einen Umsatzbericht, der wichtige Kennzahlen grafisch und tabellarisch auswertet und die Daten auch als .xls-Export zur Verfügung stellt.
KundInnen
Die Verwaltung der KundInnenkategorien, KundInnen, Institutionen und Adressen und resultierende Auswertungen und Preisberechnungen erfolgt über die Funktion KundInnen.
Funktionen
KundInnenkategorien ermöglichen eine Segmentierung des KundInnenstamms. Da diese Segmentierung überall anders erfolgt, können KundInnenkategorien in go~mus frei definiert werden.
Angebote können in go~mus unter anderem per Entgelttabelle bepreist werden. Die Entgelttabelle ermöglicht es Preise je KundInnenkategorie und Angebotskategorie zu setzen. Entsprechend kann die Definition der KundInnenkategorien auch die Grundlage der Preisstruktur sein.
Bestellungen werden von KundInnen ausgelöst. KundInnen sind in go~mus Personen. Lediglich für Bestellungen des Verkaufskanals Kasse werden in der Regel keine KundInnendaten erhoben oder bestehende KundInnen zugeordnet.
Auch wenn eine Bestellung für eine Institution (Unternehmen, Verein, Organisation, etc.) durchgeführt wird, so ist in go~mus immer eine Person (KundIn) verantwortlich. Die Zugehörigkeit der KundInnen zur Institution ist dabei ebenso administrierbar und ersichtlich, wie es möglich ist, sich in der Institution alle zugehörigen KundInnen und alle Bestellungen aller der Institution zugehörigen KundInnen anzuzeigen.
KundInnen gehören einer KundInnenkategorie an und haben Adressen.
Auch wenn in go~mus Bestellungen immer von einer Person (KundIn) ausgelöst wird, so können Institutionen jeder Art natürlich trotzdem abgebildet werden.
KundInnen können hierzu Adressen bei den Institutionen haben und mit diesen Adressen bestellen. Die Bestellung ist dann der Institution zugehörig und wird entsprechend rabattiert, wenn der Institution ein Rabatt zugeordnet ist.
Um Anfragen von KundInnen zu Art. 15 DSGVO (Auskunftsrecht der betroffenen Person) schnell und zuverlässig beantworten zu können, verfügt go~mus über ein dediziertes Feature „Auskunftsrechtsfälle“.
Hier können Anfragen von KundInnen eingegeben und verwaltet werden und go~mus stellt Berichte zu den erhobenen Daten zur Verfügung, um die Frage beantworten zu können.
Funktion - NutzerInnen
Funktion - NutzerInnen
Verwaltung der NutzerInnen, Rollen und Rechte
Welche NutzerInnen welche Art Zugriff auf welche Inhalte und Funktionen in go~mus hat, wird über NutzerInnen, Rollen und Rechte gesteuert. Die zugehörige Funktion NutzerIn ist daher in allen Editionen enthalten.
Funktionen
Der Zugriff auf go~mus ist nur mit passwortgeschützter Anmeldung für zuvor registrierte NutzerInnen möglich.
Die NutzerInnen werden im Backend verwaltet und über Zuweisung von Rechten, Rollen und Museen wird festgelegt, wer auf welche Inhalte und Funktionen wie zugreifen darf.
Es ist möglich Zwei-Faktoren-Authentifizierung zu aktivieren.
Zusätzlich zur Definition der Rechte über Rollen und individuelle Rechte kann der Zugriff von NutzerInnen auf einzelne Museen eingeschränkt werden.
Das ermöglicht in Institutionen mit mehreren Museen und Museumsdiensten, dass Mitarbeitende der einzelnen Museen nur auf die Inhalte ihres Museums zugreifen können, die Mitarbeitenden des Museumsdienstes oder einer anderen museumsübergreifenden Instanz auf die Inhalte aller oder vieler Museen zugreifen können.
Stammdaten
Grundlage der Arbeit im System sind die Stammdaten. Diese ermöglichen Ihnen das Anlegen grundlegender Daten Ihrer Einrichtung, wie der Anschrift oder der Kerndaten Ihrer Ausstellungen und Angebote. Diese wiederum werden in entsprechenden Listenansichten zusammengefasst. Darüber hinaus lässt sich jeder angelegte Datensatz in einer Detailansicht öffnen und darstellen.
Zusätzlich sorgt die Funktion “globale Suche” dafür, dass NutzerInnen immer schnell die gewünschten Inhalte finden.
Listenansichten
Stammdaten werden in go~mus in Listenansichten verwaltet. Konsistente Gestaltung aller Listenansichten stellt sicher, dass BenutzerInnen sich immer zurecht finden.
Umfangreiche Filter stellen sicher, dass BenutzerInnen auch bei umfangreichen Daten immer den Überblick behalten.
Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern stellen sicher, dass BenutzerInnen immer schnell zu den gesuchten Daten gelangen.
Detailansichten
Die Details einzelner Datensätze werden in Detailansichten verwaltet. Auch hier garantiert konsistente Gestaltung, dass BenutzerInnen sich jederzeit gut zurecht finden.
Die wichtigsten Informationen stehen direkt im Profil des jeweiligen Datensatzes, welches BenutzerInnen auf den ersten Blick sehen.
Die einer jeweiligen BenutzerIn gemäß Rollen und Rechten zur Verfügung stehenden Optionen in Bezug auf den Datensatz werden immer rechts angezeigt.
Zuordnungen anderer Daten zu diesem Datensatz werden im unteren Teil der Webseite vorgenommen.
Globale Suche
Die globale Suche sucht über alle relevanten Datensätze, also KundInnen, Bestellungen, Buchungen, Museen, Angebote, Ausstellungen uvm.
Sie ist durch die Platzierung in der Kopfzeile immer erreichbar und ermöglicht es so schnell zu den gewünschten Daten zu gelangen.
Dank hoch entwickelter Such-Technologie findet die Suche auch bei Tippfehlern und schon nach wenigen Eingaben gute Resultate.
Konstanten
Konstanten sind das Skelett von go~mus. Die hier definierten Strukturen stehen im restlichen System als Zuordnungen , Filterkriterien und Suchmerkmale zur Verfügung.
Definieren Sie eigenständig Stukturen und Parameter für die folgenden Aspekte:
- Altersgruppen
- Angebotskategorien
- Anreden
- BesucherInnenkategorien
- Einschränkungen
- Feiertage
- Fähigkeiten
- Guidekategorien
- Inventarkategorien
- Klassenstufen
- KundInnenkategorien
- Länder
- Schlagwörter
- Sprachen
- Titel
- Zielgruppen