Kultureinrichtungen benötigen effiziente Lösungen für das Management von Gästen und Einladungen bei Veranstaltungen oder Konferenzen. Existierende Lösungen sind häufig von Ticketing und bestehender Kundendatenverwaltung getrennt, wodurch Doppelstrukturen entstehen.

go~mus + invite ermöglicht nun, für Events Einladungen zu verschicken, RSVP-Prozesse abzubilden, Gäste ein- und auszuchecken und Badges zu drucken.

Funktionen

Eine essenzielle Komponente des go~mus + invite Addons ist das Versenden persönlicher Einladungen. Diese Funktion ermöglicht es, individuell gestaltete Einladungen direkt aus go~mus heraus an potenzielle Teilnehmende zu versenden, um sie zu Veranstaltungen einzuladen.

Hauptmerkmale des Einladungsversands:

  • Persönliche Einladungen: Gestalten Sie Einladungen, die auf die jeweilige Veranstaltung und den eingeladenen Gast zugeschnitten sind. Personalisieren Sie jede Einladung, um eine höhere Zusagequote zu erzielen.
  • Überwachung des Status: Nach dem Versand können Sie den Status jeder Einladung verfolgen. Sie sehen auf einen Blick, welche Einladungen verschickt worden sind, wer zugesagt und abgesagt hat. Dies erleichtert die Planung und Koordination der Veranstaltung Ihres Hauses.
  • Effizientes Teilnehmermanagement: Durch die Integration in das go~mus System werden alle Daten nahtlos synchronisiert. Das erleichtert nicht nur das Versenden von Einladungen, sondern auch die anschließende Verwaltung der Teilnehmenden.

Mit dem Einladungsversand wird die Zielgruppe effektiv erreicht und die Teilnahme an Kulturveranstaltungen gesteigert.

Eine essenzielle Komponente des go~mus + invite Addons ist das Versenden persönlicher Einladungen. Diese Funktion ermöglicht es, individuell gestaltete Einladungen direkt aus go~mus heraus an potenzielle Teilnehmende zu versenden, um sie zu Veranstaltungen einzuladen.

Hauptmerkmale des Einladungsversands:

  • Persönliche Einladungen: Gestalten Sie Einladungen, die auf die jeweilige Veranstaltung und den eingeladenen Gast zugeschnitten sind. Personalisieren Sie jede Einladung, um eine höhere Zusagequote zu erzielen.
  • Überwachung des Status: Nach dem Versand können Sie den Status jeder Einladung verfolgen. Sie sehen auf einen Blick, welche Einladungen verschickt worden sind, wer zugesagt und abgesagt hat. Dies erleichtert die Planung und Koordination der Veranstaltung Ihres Hauses.
  • Effizientes Teilnehmermanagement: Durch die Integration in das go~mus System werden alle Daten nahtlos synchronisiert. Das erleichtert nicht nur das Versenden von Einladungen, sondern auch die anschließende Verwaltung der Teilnehmenden.

Mit dem Einladungsversand wird die Zielgruppe effektiv erreicht und die Teilnahme an Kulturveranstaltungen gesteigert.

Die Funktion der Online-Anmeldung bietet die Möglichkeit, individuelle Formulare für die Erfassung von Teilnehmer:innendaten sowohl in den Buchungsprozessen via Widget auf der Webseite als auch im Backend zu nutzen.

Der durch den Einladungsversand verschickte Link zur Online-Anmeldung führt zu einem Anmelde-Widget. Dieses Widget bedient sich der Widget-Funktionalität. Das Widget kann mithilfe des Formular-Moduls um weitere Felder zur Erfassung von Besonderheiten der Teilnehmenden erweitert werden.

Hauptmerkmale der erweiterten Formulare:

  • Anpassbare Formulare: Veranstaltende können nun Widgets für die Erfassung von Teilnehmenden-Daten erstellen und um zusätzliche Formularfelder ergänzen. So lassen sich spezifische Informationen wie Kontaktangaben oder besondere Bedürfnisse gezielt erfassen.
  • Erweiterte Teilnehmendendaten: Durch individuelle Felder im Anmeldewidget können weitere Wünsche der Teilnehmenden, wie etwa Catering-Präferenzen, berücksichtigt werden.
  • Einfache Integration: Die Widgets lassen sich problemlos in den Buchungsprozess einbinden – sei es auf der Museums-Website, bei Partner oder im Intranet. Das sorgt für eine benutzerfreundliche Verwaltung der Teilnehmendeninformationen.

Die Funktionen zur Erfassung der Anmeldungen gewährleisten volle Kontrolle über die Anmeldungen und ein komfortables Anmelde-Erlebnis für Ihre Gäste.

Eine weitere nützliche Funktion des go~mus + invite Addons für Veranstaltungen in Museen ist die Erstellung von Druckvorlagen für Badges. Dabei kann auf ein umfangreiches Set vordefinierter Vorlagen zurückgegriffen oder auch Vorlagen nach Wunsch angelegt werden. Diese Funktion erleichtert das Teilnehmendenmanagement erheblich und sorgt für einen reibungslosen Ablauf am Veranstaltungstag.

Hauptmerkmale der Badge-Druckvorlagen:

  • Professioneller Auftritt: Personalisierte Badges mit Logos, Namen und Veranstaltungsdaten schaffen ein willkommenes Gefühl und vermitteln Professionalität, was die Wahrnehmung der Veranstaltung stärkt.
  • Unterstützung beim Networking: Individuell gestaltete Badges erleichtern den Teilnehmenden das Netzwerken und fördern den Austausch auf der Veranstaltung.
  • Effizienter Vor-Ort-Druck: Die Badges können direkt vor Ort gedruckt werden, sodass auch kurzfristige Änderungen flexibel möglich sind und Zeit gespart wird.

Die Badges-Funktion des go~mus + invite Addons ist nützlich für Kulturveranstaltungen aller Art, von Führungen bis hin zu großen Konferenzen, und trägt dazu bei, den administrativen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig ein hohes Maß an Professionalität zu gewährleisten.

Die Vor-Ort Check-In und Check-Out Funktion erleichtert die Teilnehmendenverwaltung bei Veranstaltungen in Museen. Der Anwesenheitsprozess wird vereinfacht, Wartezeiten werden reduziert und einen reibungsloser Ablauf von Veranstaltungen wird gewährleistet.

Hauptfunktionen und Vorteile:

  • Schneller Check-In: Teilnehmende können bei ihrer Ankunft sofort eingecheckt werden. Dies geschieht durch Scannen eines QR-Codes oder über eine Teilnehmerliste auf einem Tablet oder Smartphone. Die Registrierung vor Ort wird dadurch erheblich beschleunigt.
  • Effizienter Check-Out: Auch der Check-Out-Prozess ist vereinfacht. Teilnehmende werden beim Verlassen der Veranstaltung schnell und unkompliziert ausgeloggt, was eine genaue Nachverfolgung der Anwesenheitszeiten ermöglicht.
  • Echtzeit-Teilnehmendenmanagement: Veranstaltende erhalten einen Echtzeit-Überblick über die Anzahl der anwesenden Gäste. Dies erleichtert die Raum- und Ressourcenplanung und erhöht die Sicherheit bei der Veranstaltung.
  • Verbesserte Teilnehmendenerfahrung: Durch die Minimierung der Wartezeiten beim Ein- und Ausgang wird die Gesamterfahrung der Teilnehmenden deutlich verbessert. Ein schneller und unkomplizierter Prozess trägt zu einem positiven ersten Eindruck bei und fördert eine angenehme Veranstaltungsatmosphäre.
  • On-demand-Badgedruck: Badges können direkt vor Ort und bei Bedarf gedruckt werden. So können auch kurzfristig registrierte Teilnehmende oder Änderungen unkompliziert berücksichtigt werden, was die Flexibilität und Effizienz im Veranstaltungs-Management erhöht.

Mit dem einfachen Vor-Ort Check-In und Check-Out wird jede Veranstaltung nicht nur effizienter, sondern auch für alle Beteiligten angenehmer.

Das Kontaktmanagement ist speziell darauf ausgerichtet , die Verwaltung von Kundendaten in Museen zu optimieren. Das eigene Kontaktmanagement ermöglicht es, mehrere Kundendatensätze – von Shop-Accounts über Gast-Bestellungen bis hin zu Widget-Kunden – intelligent zu gruppieren und zu verwalten.

Kernfunktionen des eigenen Kontaktmanagements:

  • Automatisches Merging von Kontakten: Kundendatensätze werden automatisch anhand der E-Mail-Adresse zusammengeführt. Dies betrifft Gast-Kunden, Widget-Kunden, Shop-Accounts sowie Backend-Kunden, wodurch Duplikate vermieden und die Datenpflege vereinfacht wird.
  • Manuelle Zuweisung: Zusätzlich zur automatischen Zusammenführung bietet das System die Möglichkeit, Kunden manuell einem Kontakt zuzuweisen. Dies erlaubt eine flexible Handhabung von Kundendaten, die über die automatische Erkennung hinausgeht.
  • Einheitliche Kontaktdatensätze: Ein Kundendatensatz (Customer) ist immer genau einem Kontakt (Contact) zugeordnet, während ein Kontakt keine oder mehrere Kundendatensätze umfassen kann. Diese Struktur sorgt für Übersichtlichkeit und Effizienz im CRM.
  • Sichtrechte basierend auf Museumszugehörigkeit: Kontakte sind mit einer Museumszugehörigkeit versehen, was bedeutet, dass Kontakte nur dann sichtbar sind, wenn sie mindestens einen Kunden beinhalten, der demselben Museum oder den Museen zugeordnet ist, denen der betrachtende Nutzer angehört.

Warum ist diese Funktion wichtig?

Das eigene Kontaktmanagement in go~mus + invite adressiert den Bedarf an Basis-CRM-Funktionen innerhalb des Systems. Die Möglichkeit, Erinnerungen zu versenden, Besucher:innen- oder Gästedatensätze zu mergen und ein Punktesystem sowie Gutscheine über mehrere Accounts hinweg zu verwalten, bildet die Basis für eine verbesserte Gäste- und Besucher:innenbindung und -verwaltung. Diese Funktion ist besonders wertvoll für Museen, die keine umfangreichen CRM-Systeme wie Salesforce implementieren möchten oder können, und bietet eine effektive, kostengünstige Lösung.