Eines der fordernden Arbeitsgebiete in Museen ist die Gestaltung von effizienten Workflows beim Veranstaltungs- und Gästemanagement. Aufgabenbereiche werden in viele Schritte unterteilt, die einzelne Mitarbeitende erledigen. Die eine Person kümmert sich um die Verwaltung des Online-Ticketings, die Erstellung von Online-Angeboten und vielleicht auch um BesucherInnen-Auswertungen und weitere Aufgaben. Eine andere wiederum kümmert sich um das gesamte Gäste- und Einladungsmanagement für Veranstaltungen. Es müssen Gästelisten erstellt, gepflegt, Einladungen versendet, Zu- und Absagen verwaltet und vielleicht auch Zugangsausweise (Badges) gedruckt werden. Aus unserer Erfahrung und dem Austausch mit Museen, die wir betreuen, wissen wir, dass diese Aufgaben einen erheblichen Aufwand erzeugen, für den es eigentlich eine einfache Lösung gibt.
Es gibt zahlreiche gute Tools, die Gästemanagement mit Einladungen, Check-ins, Badge-Druck und weiteren Funktionen lösen können. Das Problem ist, dass keines dieser Tools in den regulären Museumsbetrieb vor Ort an der Kasse, dem Online-Ticketing und der Webseite oder der Dispositionsarbeit und dem Betrieb vor Ort integriert wird. Das führt zu einem Parallelbetrieb zu bestehenden Systemen und erzeugt unnötigen, erheblichen Mehraufwand.
Das neue Addon go~mus + invite schließt diese Lücke. go~mus + invite stellt alle notwendigen Gästemanagement-Funktionen für Konferenzen oder Veranstaltungen im Museum, die vom Museum selbst oder durch Partner (z.B. bei Vermietungen) betrieben werden, zur Verfügung. Damit erhalten Museen Besuchermanagement und Gästemanagement aus einer Hand.
Die Kernfunktionen sind: Einladungsmanagement, Badge-Druck vor Ort, Check-In Management, Erfassung individueller Parameter pro Teilnehmenden sowie die Integration in die bestehenden Buchungsprozesse im Backend, Online-Shop oder per Anmeldewidget. Vor Ort können die bestehende Scan-Technik, Tablets und auch die Kasse zur Ausführung dieser Funktionen genutzt werden. Die gesamte Einladungs- und Gästeverwaltung wird dadurch größtenteils automatisiert. Es sind keine Excel-Listen-Pflege, Überwachung von Zu- und Absagen, manueller E-Mail-Verkehr oder weitere Schritte erforderlich.
Wenn Sie Fragen zu weiteren Details und möglichen Funktionen von go~mus + invite haben, kontaktieren Sie uns gerne jederzeit. Wir sind überzeugt, dass go~mus + invite auch diese Belange für Sie löst und Museen einen echten Mehrwert für das Gästemanagement bietet.