go~mus bietet Funktionen zur Verwaltung von Ressourcen, die für Buchungen benötigt werden, wie beispielsweise Guides.
In jedem Angebot muss ein Guidebedarf definiert werden (der auch Null sein kann). Wird ein Angebot kurzfristig gebucht, prüft go~mus, ob die erforderlichen Guides verfügbar sind. Wird ein Angebot langfristig gebucht, wird die Buchung nicht von der Guideverfügbarkeit abhängig gemacht. Zudem ermöglicht die Funktion, mehr Guides auf eine Buchung zu disponieren, als vorgesehen, oder Buchungen unter Guides aufzuteilen.
Guides können ihre Verfügbarkeit über einen eigenen Login direkt ins System eingeben und das System berücksichtigt die Verfügbarkeit bei der Guide-Disposition.
Weiterführende Funktionen im Kontext Guides erleichtern die Zusammenarbeit mit großen Guide-Pools:
- Guide-Anfrage
- Guide-Synchronisation
- Guide-Login
- Limitierende Faktoren
- Kategorisierung (Sprachen, Angebote, Altersgruppen, Fähigkeiten)
- Verfügbarkeiten
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Kalender-Abonnements
Guide-Login
Guides haben einen eigenen passwortgeschützten Login zum System. Dort können sie mit reduzierten Funktionen auf für sie relevante Inhalte zugreifen und Daten eingeben.
Profil
Hier können Guides Kontaktdaten und Bankdaten eingeben.
Buchungsliste
Hier können Guides alle sie betreffenden Buchungen einsehen, filtern und exportieren.
Kalender
Hier können Guides alle sie betreffenden Buchungen im Kalender einsehen. Weiterhin steht hier das Kalender-Abonnement zur Verfügung.
Verfügbarkeiten
Hier können Guides eingeben, wann sie verfügbar sind und für Anfragen zur Verfügung stehen.
Limitierende Faktoren
Analog der limitierenden Faktoren von Museen, Räumen und Angeboten werden von go~mus auch limitierende Faktoren der Guides berücksichtigt. Das erleichtert Ihnen in der Zusammenarbeit mit freischaffenden Guides sicherzustellen, die Vermeidung des Eindrucks von Scheinselbständigkeit. In der Zusammenarbeit mit Mini- und Midi-JobberInnen ermöglicht es sicherzustellen, dass die entsprechenden Stundenkontingente eingehalten werden.
Folgende limitierende Faktoren können je Guide individuell gesetzt werden:
- Max. Stunden pro Tag
- Max. Stunden pro Woche
- Max. Stunden pro Monat
- Max. Buchungen pro Tag
- Max. Buchungen pro Woche
- Max. Buchungen pro Monat
Kategorisierung
Guides können kategorisiert werden. Das ermöglicht die einfachere Verwaltung der Guides.
Verfügbarkeiten
Guides können über den Guide-Login Verfügbarkeiten eintragen.
In der Disposition bietet go~mus nur Guides an, die für die gesamten Dauer der Buchung samt Pufferzeiten verfügbar sind, sodass nur verfügbare Guides angefragt werden können.
Verfügbarkeiten können im Viertelstundentakt über Regeln, einen Generator, Click&Drag, tage- oder wochenweise eingetragen werden.
E-Mail-Benachrichtigungen
Guides werden von go~mus per E-Mail über Buchungen, Buchungsanfragen und Stornierungen benachrichtigt.
Hierzu greift go~mus auf Vorlagen zurück, die Sie individuell konfigurieren können. Dabei stehen diverse Platzhalter zur Verfügung, mit denen dynamische Inhalte aus dem System abgefragt und übermittelt werden können.
Unter anderem kann ein Link zum Annehmen oder Ablehnen einer Buchungsanfrage direkt in der E-Mail platziert werden.
Kalender-Abonnements
Guides können im Guide-Login ein Kalender-Abonnement der eigenen Termine herunterladen. So sehen die Guides die eigenen Termine samt entsprechender Aktualisierungen im eigenen Kalender und vergessen keine Termine.
Honorar-Abrechnung
Sie können schon im Angebot das Honorar hinterlegen, sodass bei Buchung des Angebots und Disposition des Guides das Honorar ohne zusätzlichen Aufwand vereinbart werden kann.
Das Modul Honorarabrechnung unterstützt Sie dann bei der Prüfung der Honorarabrechnungen der Guides.
Neben reinem Honorar finden sich dort auch Zuschläge (Fremdsprachenzuschläge, Sonntagszuschläge) und Ausfallhonorare.
Guide-Anfrage
Die Guide-Anfrage ist eine Pool-Freigabe einer Buchung an alle oder einige ausgewählte Guides. Eine solche Freigabe ermöglicht es im Zusammenspiel mit vielen Guides schnell und effizient das Interesse der Guides an der Durchführung bestimmter Buchungen abzufragen und so schnell alle Buchungen zu disponieren.
Die Guide-Anfrage ist dabei eine Teilfunktion des Moduls Guideverwaltung. Der reguläre Dispositionsprozess sieht vor, dass ein Guide ausgewählt und direkt angefragt wird.
Darüber hinaus dient es insbesondere Ihren Museums-Guides, den Einsatzplan einfach und übersichtlich aktuell zu halten.
Auswahl der Guides
Der Guide-Anfrage-Prozess zeigt Ihnen alle verfügbaren und nicht verfügbaren Guides an und ermöglicht Ihnen auszuwählen, welche Guides für die Buchung angefragt werden sollen.
Dabei kann ein Kommentar eingetragen werden, der an die angefragt Guides übermittelt wird.
Rückmeldung der Guides
Guides erhalten die Anfrage per E-Mail und können die Rückmeldung direkt per Klick auf Links in der E-Mail geben.
Im go~mus Backend werden die Rückmeldungen der Guides übersichtlich angezeigt. Aus positiven Rückmeldungen kann dann eine Zusage erteilt werden und go~mus versendet auf Wunsch automatische Absagen an die anderen Guides.
Guide-Synchronisation
Die Guide-Synchronisation erlaubt es, zwischen mehreren go~mus-Instanzen die Stammdaten, Verfügbarkeiten und Buchungen für Guides zu synchronisieren. Das bedeutet, dass die Guides in allen gekoppelten Instanzen Ihre Daten einsehen und verwalten können.
Die Kernfunktionen der Guide-Synchronisation sind:
- Synchronisation bei Aktualisierung im Guide-Profil durch den Guide
- Synchronisation bei Aktualisierung der Guide-Daten (Buchungen, Verfügbarkeitsregeln oder Profildaten) durch Administratoren
- Synchronisation der Verfügbarkeitsregeln
- Synchronisation von Buchungsdaten / Blockierungen unter Beachtung des Datenschutzes (kein Austausch von personenbezogenen Kundendaten zwischen den Instanzen)
- Synchronisation von Umbuchungen, die in den normalen Arbeitsprozessen in go~mus durchgeführt werden
- Synchronisation bei Zurücksetzen und Stornierung, Löschung von Buchungen
- Hinweise im User Interface bei bestehender Kopplung
Buchungen werden dabei an die jeweils anderen Instanzen als Fremdbuchungen übertragen, um DSGVO-konform zu bleiben.
Verfügbarkeiten werden nur als Verfügbarkeitsregel übertragen. Darüber hinaus ist weiterhin möglich, individuelle Verfügbarkeiten zu ergänzen und nicht synchronisiert pro Instanz abzubilden. Bei manueller Pflege der Verfügbarkeiten lassen sich so unterschiedliche Verfügbarkeiten je nach Instanz abbilden.
Ansicht für Guides
Guides sehen im Buchungskalender in ihrem eigenen Profil die Buchungen aller Instanzen für die sie führen und die miteinander synchronisiert sind. Die Buchungen der Instanz, in der sie gerade eingeloggt sind, sind grün hinterlegt und enthalten im Mouseover den vollen Datensatz. Fremdbuchungen sind grau hinterlegt und enthalten im Mouseover den Namen des Angebots und die URL der Fremdinstanz, aus der die Buchung kommt.
In den Verfügbarkeiten symbolisiert das orangene Icon mit Verbotsschild und Zahl ob und gegebenenfalls wie viele Fremdbuchungen der Guide in diesem Zeitpunkt bereits hat. Das Mouseover zeigt Datum und Uhrzeit, sowie den Namen des Angebots und die URL der Fremdinstanz, aus der die Buchung kommt.
Die Buchungsliste zeigt nur die Buchungen der jeweiligen Instanz.
Ansicht im Guide-Profil für Backend-Nutzer:innen
Backend-Nutzer sehen im Buchungskalender des Guides nur die Buchung in der eigenen Instanz.
In den Verfügbarkeiten hingegen symbolisiert das orangene Icon mit Verbotsschild und Zahl wieder ob und gegebenenfalls wie viele Fremdbuchungen der Guide in diesem Zeitraum bereits hat. Das Mouseover zeigt hier Datum und Uhrzeit, aber gibt keine Information für welches Angebote oder in welchem Museum der Guide gebucht wurde.
Manchmal hat man besondere Gruppen, die besonders betreut werden müssen. Beispielsweise kann es Sinn ergeben, für VIP-Gruppen den „Betreuungsschlüssel“ zu erhöhen. Für solche spezifischen „Überbelegungen“ bietet die Funktion eine Lösung. Dieses ermöglicht Teil- und Überbelegungen von Guides zu definieren.
Überbelegung bedeutet, dass mehr Guides auf eine Buchung disponiert werden, als gemäß Guidebedarf des gebuchten Angebots erforderlich.
Teilbelegung bedeutet, dass Guides nur für zeitliche Anteile der Dauer der Buchung disponiert werden, sprich:
- Ein Guide macht die erste halbe Stunde, ein anderer die zweite halbe Stunde
- Ein Guide betreut die Gruppe in der ersten halben Stunde, kein Guide für Rest der Buchung